验厂是外贸或是内贸订单中很重要的一个环节,验厂决定着订单是否可以更加顺利的继续进行.世商管理咨询与大家一起分享下外贸里面的验厂环节.
面对客人的验厂,我们分为外贸和内贸不同的接待方式。
验厂前我们已经和客人有前期的接触,对客人的公司,产品,采购习惯已经略有了了解.客人要求验厂时,我们就要积极准备相关的信息大面积收集,产品,要求,习惯等等(这些信息的收集要看客人是属于下面哪种情况)
针对外贸订单验厂,一般分为:
1、驻中国办事处,这里有中国人和外国人区分;
2、专业验厂机构;
3、国外客人直接过来验厂(这时要注意,客人很远过来肯定要看多家工厂);
4、不同国家的客人对工厂的要求是不同的.要针对性的接待客人.比方说忌讳的动物,数字,穿着,等等;
但是整体的验厂过程中我们都是以”无形胜有形”
中国办事处的中国人验厂
1.中国办事处的中国人验厂:语言交流方便,他们的工作让他们看了很多的工厂,他们在心里已经对工厂有了比较,这时我们要做的事是:”无形胜有形”在工厂的管理上,产品的质量质检上,在各车间的产品摆放上,按时间或是次品,正品分放上,不要让客人感觉得到你有刻意准备,这些要在平时的管理积累上完善.要让客人感觉得到,这是我们每天都在认真做的事,不是今天你来了我们才这样,这时需要企业主在平时的管理上多下功夫了.
我们在去年的时候接了一个澳大利亚的客户,他们来验厂的时候是一个驻澳的中国人(她在澳洲生活了十四年,对中国,澳洲都很了解)和一个澳大利亚人.整个验厂过程中我们只做了两点,第一,无形胜有形,这时我们有个车间主管在车间和工人在说某个产品的操作注意事项,他身上穿着工作服很脏,都是油渍,客人问为什么这么洁净的车间他会这么脏,我们很随意的告诉客人”他在检查模具或是更换模具的时候,他非常专注呵护他的模具,模具上的润滑油等他不在意会不会弄到工作服上.我们不需要在客人来的时候换上干净的工作服,我们平时就是这样”通过某件事情告诉客人,不管你来还是不来,我们都是这样在工作.第二必须让客人看到有形的东西;这个客人和国内的其他工厂已经在合作了,但是由于交货的不及时,产品质量不稳定,他们需要新的工厂.所以我首先让他们看了我们的质检室,因为只有质检室里才看得到我们产品的内部质检标准和流程,同时有着每个产品的每天的的质量报告等.再让客人看到我们和国际上众多知名企业的合作;
专业的验厂机构
2.专业的验厂机构:这一类验厂一般是国人在做,这时我们要按非常标准的接待方式来接,他们的重点在车间,车间的正品,次品,等待包装,包装中等各个环节的产品都要摆放在固定的位置,同时要标明日期.象我们的印刷车间,每一种油墨都要写上最后一次使用的时间.同时他们要看所有产品的质检流程.产品的巡检记录,同时要配有专职或兼职的QC人员.这是他们要检查的重点,同时要看工厂的整体管理等.这时我们会在大门口放一个上面写某某公司名字的接待牌在那里,表示对客人的尊重.中餐等接待方面我们会询客人的喜好,因为有些客人吃素,或是海鲜过敏等.这一点要在接待中注意一下.
对待不同的外国客人
3.只是外国客人时,我们要看客人的本国习惯和对工厂的要求等等,象印尼的客人没有必要让他们看到二十万级的净化车间,因为他们不需要,看了反到会让他联想到产品的成本高,导致他们的产品报价就会高于其他工厂.象上面我们接待的澳洲的客人,他们喜欢天然的食品,绿色食品等.我们在接待的过程中要注意中餐的接待,不需要豪华的酒店或是当地多么多么贵的菜等,他们更会喜欢当地的特色小吃,在吃中餐的时候交流是最重要的,这时,我会以个人对中国的文化等通过小吃,用具等介绍中国的历史和风土人情;让客人在愉快的气氛中度过.留下深刻的印象.象我们这个澳洲的客人在第二次或是第三次来厂的时候,他们会用中文告诉我们他们要吃”宫爆鸡丁,麻辣豆腐等”.
国外客人直接来验厂
4,国外客人直接来验厂,这时我们要注意他肯定要看多家工厂,我们如果在众多工厂中脱颖而出;除了上面的产品质检等还要注意针对性的面对客人的要求,比方说样品室插上他们国家的国旗和五星红旗.让他缓解一个人在异乡的劳累和紧张;然后慢慢的聊起他的产品,在聊的过程中一定要找到他之前和业务员沟通之外的产品重点和要求.再结合上面1和2 的接待方式.你的客人对工厂留下了深刻印象.
各国风俗习惯尤其是忌讳
5,这一点是每一位国外客人来之前我们都要做的准备工作,象英国的客人忌系有纹的领带(因为带纹的领带可能被认为是军队或学生校服领带的仿制品;象法国的客人不喜欢忌送黄色的花,法国传统的习俗认为:黄色花象征着不忠诚;所以每一个国家都有他们的忌讳,这时我们是要了解清楚,不要因为一个你不知道的小环节或是我们认为吉祥的代表来影响到谈判不能顺利进行.
不知道楼主听说过“百闻不如一见”这个成语么?我想,你的问题,正好验证了这个成语!
客人会来,说明你们在宣传上做得还比较到位!
客人来了就走,说明你们的实际情况,可能与客人想象中的相差很大!也许,是宣传过头了?也许,是言行不一?总之,我相信,你们在管理上,尤其,是在企业的规范化运营上,肯定存在着问题!
根据我多年来跟老外打交道的情况来看,老外是很重视制度、很重视规章流程的。他们不相信你说的话,就算你信誓旦旦地保证不会出问题,老外也不会相信。因为他们相信制度,而不相信人!所以,我敢肯定,是你企业内部的某些人为管理模式,导致老外看不上你的企业。
我也曾经有过一次教训,我带一位老外去考察一个工厂,那个工厂什么都好,就是没做ISO9000认证,管理上就是靠老板自己拟定出来的一些土办法,结果,老外就没说什么就走了。
还有一次教训,带老外到一家工厂,那家工厂倒是有ISO9000认证,而且,实际管理中确实按照ISO标准做。但很偶然,当天中午,工厂老板的小舅子送来一批配件(小舅子是配件协作厂),数量比计划单中的多了100多只,工厂老板因为送货的是自家的小舅子,就一概都收下了,签了字,交给仓库。老外看到这情况后,二话没说,就中断了合作。
也许,在我们中国人看来,老外的这些做法很不近人情。但老外重视制度,他们相信“用制度来保障成功”,所以,一旦他们发现你们的管理不行,就不会跟你们合作。为什么老外宁愿跟正规的外贸公司合作,宁愿通过他们来向你们采购货物,而不愿意直接与你们打交道呢?这就是说,老外相信外贸公司能够管理好你们这样的工厂,但他们自己不喜欢管理你们这样的工厂。
老外都是很直接的,他去验厂说明是对你的工厂有很大的兴趣,我的分析:
1、在老外去你的工厂之前肯定有口头了解一些你工厂的情况,但是去了之后是不是现状是不是如你所说是很重要的,如果相互矛盾,而且破绽颇多,那肯定你的信誉在他心目中就打折扣了
2、工厂的完善管理制度也是非常关键的,你的每个岗位操作、工厂管理是不是明确,区域标识是不是清楚,工作场所是不是清洁明亮、每个操作岗位是不是作业指导书,这些都是审视你工厂完善程度的根据,如果这些都不清不楚,那这个时候他已经开始不想参观了
3、除了以上2点,最重要的是你的品质管理是不是到位,你的公司是否有一些完整的日常工作记录文件,比如:验货单,入库单、生产单、品质管理文件、品质检验的相关文件,甚至是ISO9000的文件,或者现在出国外,你的环保标准文件等等,这些资料都是你实力体现的硬工具,客人一看你这些东西是明确在操作中的
4、工厂是不是有安全通道,消防设备是不是齐全,有没有检验记录,这个也是很关键的,老外会认为你是一个负责人的老板,因为这些准备是确保发生意外员工紧急疏散和自救的设施。
验厂的好坏直接决定着你和客户是否能够成交. 以上只是分享的部分注意的事项. 需要更多的外贸验厂技巧的话, 可以找世商管理咨询.