外贸跟单员的工作内容
外贸跟单员的基本工作就是货物进出口的业务跟进和生产跟单。从产品资料的收集、新客户的寻找和老客户的跟踪、企业营销策略的运用、接单及外贸函电的回复、审单、产品生产跟进、货物出运的跟踪、报检和报关的跟进、保险的落实、制单结汇的办理等,每一个环节都离不开外贸跟单员的辛勤工作。简单地说,外贸跟单员就是要经常对国际商品市场进行调查研究,落实订单,签订合同,同时,按进出口贸易业务程序,按时、按质、按量交货履约,安全收汇。
(一)出口货物前期跟单
1.寻找客户
寻找客户是外贸跟单员在接单前的准备阶段,通过收集资料,选择交易对象,取得与客户的联系,这是外贸跟单的前提,没有客户,也就没有外贸跟单。寻找客户的途径很多,常用的有:
(1)第三方介绍、推荐。通过商务参赞、银行或贸易伙伴的介绍及推荐,与客户建立业务关系。
(2)企业网站。出口企业一般都有自己的网站,企业通过自己的网站发布商务信息,内容包括出口企业的简介、主要产品及型号、产品图片、包装要求等,客户通过访问出口企业的网站,了解产品的基本情况,并通过该网站与出口企业取得联系。
(3)互联网搜索。出口企业通过互联网输入有关的产品名称、贸易国或地区等信息,利用互联网的搜索软件进行搜索,确定有关的贸易对象后,向对方发送出口企业和产品的资料,与对方建立业务关系。
(4)展览会和博览会。出口企业通过广州出口商品交易会或其他国内外的展览会和博览会,宣传本企业的产品并与客户建立业务关系。该途径对于比较专门的产品,效果比较明显。
(5)广告。出口企业根据营销需要,在一定的时期和一定的国家或地区,利用各种媒体进行广告宣传,客户在获知出口企业的信息后主动与出口企业建立业务关系。
2.接待客户
(1)接待客户准备工作。在客户到来之前,外贸跟单员必须做好前期的准备工作,包括准备资料,如报价单、样品或有关样品的资料、商品的资料、说明书、公司的宣传材料等,如有问题不能解决,应立即向主管领导请示。
(2)应客户所需,外贸跟单员要代订宾馆,并于客户到来之前一天再与宾馆联系落实,不得有误。
(3)客户到来时,外贸跟单员应到机场或车站接应,将客户接到公司。
3.洽谈业务,拟定合同
客户到达公司后,外贸跟单员和业务经理一起与客户进行业务洽谈,对客户挑选出来的产品,外贸跟单员应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、最近工厂价格,特别是对报价或客户特别要求的规格、形态、大小、尺寸、数量等更应该详细记录,必要时画上该产品草图。对客户感兴趣的产品,外贸跟单员应整理出报价单,经主管领导审核后交给客户。若客户对合同的各项条款均无异议,则谈判基本完成,双方拟定合同。
4.通过函电与客户洽谈业务
国外客户一般很少当面洽谈业务,大多数出口企业通过外贸跟单员与客户进行函电的往来,经过询盘、发盘、还盘、接受几个环节的洽谈,最终双方达成一致的意向,并签订合同。
(二)生产跟单
订立合同后,跟单员就要按照合同的要求向生产部门制作并发放生产计划及生产通知单,协助工厂安排生产。在生产跟单过程中,要多到车间走走,向各工序的管理人员了解各款货在生产过程中碰到的问题,必要时,要向客户反映问题,提出建议,或征求意见,确保货期和质量。
(三)外贸业务跟单
外贸跟单员对外贸业务的环节应逐项落实到位,下面以CIF条件出口成交,并按信用证支付方式付款为例说明。
1.落实信用证
在凭信用证付款的交易中,落实信用证即催证、审证和改证,尤其是审证工作在任何情况下,都是一项不可缺少、必须认真对待的重要工作。
(1)催证。在按信用证付款条件成交时,买方按约定时间开证是卖方履行合同的前提条件,尤其是大宗交易或按买方要求而特制的商品交易,买方及时开证更为重要。在实际业务中,由于种种原因买方不能按时开证的情况时有发生,因此,外贸跟单员应结合备货情况认真做好催证工作,及时提请客户按约定时间办理开证手续,必要时,也可请驻外机构或有关银行协助代为催证,以利于出口合同的履行。
(2)审证。在实际业务中,由于种种原因,如工作的疏忽、电文传递错误、贸易习惯不同、市场行情发生变化或买方有意利用开证的主动权加列一些对其有利的条款,致使开立的信用证条款与合同规定不符,或在信用证中加列一些实际上无法满足信用证付款条件的“软条款”等。为了确保安全收汇和顺利履行合同,跟单员应依据合同进行认真的核对和审查,共同完成审证任务。
(3)改证。在审证过程中,如发现信用证内容与合同规定不符,应区分问题的性质,分别同有关部门研究,妥善处理。一般地说,如发现有不能接受的条款,应及时提请开证申请人修改。对国外来证不符合规定的各种情况,还要进行具体分析,不一定要坚持全部办理改证手续,只要来证内容不违反政策原则和不影响安全顺利收汇,也可酌情灵活处理。
2.办理货运
按CIF或CFR条件成交时,跟单员应及时办理租船订舱工作,联络船务公司或运输公司,制作装箱单,选择货柜,协助安排装货,并通知客户货已装船,传递资料给客户。
3.报关
报关是指货物通过关境前向海关办理申报手续。按照我国《海关法》规定:凡是进出国境的货物,必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站进出,并由货物的发货人或其代理人向海关如实申报,交验规定的单据文件,请求办理查验放行手续。经过海关放行后,货物才可提取或装运出口。
无论是自行报关,还是由报关行来办理,跟单员都必须填写出口货物报关单,必要时,还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单、商品检验证书及其他有关证件,向海关申报出口。
4.投保
买卖双方如按CIF价格成交时,跟单员在装船前,须按买卖合同规定和国际贸易惯例,及时向保险公司办理投保手续,填制投保单。出口商品的投保手续,一般都是逐笔办理。投保人投保时,应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。保险公司接受投保后,即签发保险单或保险凭证。
5.制单结汇
出口货物装运之后,跟单员即应按信用证要求缮制单据并在信用证规定的交单有效期内,向有关银行办理议付手续。