外贸单证业务流程
单证业务流程实质上就是国际贸易的买卖双方履行合同的过程,因此双方应注意加强合作,共同把单证的相关工作做好。由于外贸业务中主要采用信用证付款方式,以下就以信用证方式为例介绍进、出口单证业务流程。
1.出口单证的业务流程
出口单证的业务流程如下图所示:

出口单证业务流程
(1)收发订单与备货。这一阶段单证工作的具体内容为:
①客户询盘:一般在下订单之前,客户都会把相关的询价表给业务部,做一些细节上的了解。
②报价:业务部及时回复客户的询问,确定货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等,开形式发票给客户做正式报价。
③得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单。
④下生产订单:得到客户的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
⑤业务审批:业务部收到订单后,首先要做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客户订单传真件与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
⑥下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足条件即可下达生产通知,通知工厂按时生产。
⑦工厂发货的同时向出口商和税务部门提供增值税发票或相应的证明。
⑧税务部门凭生产商提供的增值税发票或其他证明,向出口商提供出口退税专用税票。
⑨工厂在向外贸仓库发货的同时,要求仓库签收送货单。
⑩外贸仓库收到货物后,向出口商签发进仓单。
(2)催证、来证登记、审证与改证。
①催开信用证。
在出口合同签订以后,如果进口商迟迟没有开来信用证,则应根据合同中规定的开证时间或根据出口货物的性质、备货难度、装运期等因素决定的合理时间来催促进口商开出信用证。
②来证登记。
进口商开出的信用证一般由进口商的开证行传递到出口商的通知行,再由通知行传递给出口商。所以,单证员收到信用证后,必须立即做好登记。登记内容主要有信用证号码、合同号码、开证申请人、开证行、总金额、装运期、信用证有效期等。信用证的登记可采用登记簿的方式,登记簿作为单证工作的资料,也要进行归档保存。
③审核信用证。
在银行审证的基础上,出口商单证员应根据出口合同条款,对信用证所列各项条款内容逐项、逐字、逐句地进行审核。
④修改信用证。
改证是针对审证中发现问题的信用证进行的,凡发现不符合我国外贸政策、影响合同履行和安全收汇的内容,必须要求进口商通过其开证行进行修改,并坚持在收到银行修改通知书后才能对外发货,以免造成出口业务工作的被动和经济损失。
(3)制作出口单证。
①制作外销出仓单。
在出口货物备齐准备装运前,单证员可根据合同或信用证的有关条款开具外销出仓单(也称提货单),并加盖其向仓库留存印鉴的提货章,以作为承运单位向仓库提货出运的有效凭证。外销出仓单的主要内容包括商品名称、数量、件数、规格、毛重、净重、唛头、商品储存地等。
②制作商业发票和箱单。
商业发票是出口单据的中心,其他单据的主要内容都是根据发票制作的。因此,制作的商业发票必须符合合同、信用证的要求,同时要与实际交货情况一致。箱单是指装箱单、重量单、尺码单等,是商业发票的附属单据。
③出口托运单。
在备货的同时,单证员要根据不同的运输方式,以及委托外运或外运代理公司办理不同的托运手续,制作不同的托运单。在CFR或CIF条件下,要向海运公司及时办理租船订舱,并填写“海运出口货物托运单”;在空运或陆运的情况下,则要办理空运或陆运的托运手续,制作空运或陆运的托运单。
④获取装货单(Shipping Order,简称S/O)。装货单俗称“下货纸”,是运输公司出具的表示接受委托承载的证明。
⑤制作商检申请书并获取商检证书。
凡属法定检验的商品,或合同、信用证要求检验的商品,必须通过商检局的检验并取得由商检局签发的商检证书。
一般情况下,出口商应在出口货物报关前10天向商检局申报检验。报验时,应制作“出口商品检验申请单”。在实际业务中,有时为了简化手续,可用商业发票副本、报关单代替商检申请单。与之相对应的,商检局也不逐笔签发商检证书,而只在商业发票副本、报关单上加盖商检局的合格印章,海关凭此放行。但如果信用证中规定必须出具商检证书(例如品质检验证书、动植物检验检疫证书等)作为议付单据时,则应照章办理。
⑥制作运输单据。
a.在CFR或CIF条件下,在出口货物装运完毕并收到外运公司(或其代理公司)的配船回单后,制作海运提单,再把海运提单送交承运人,由其签发。海运提单是重要的物权证明。
b.在空运情况下,由承运的航空公司凭出口商的“空运货物委托书”的内容制作并签发“航空运单”(Airway Bill)。
c.在陆路运输情况下,由外运公司制作并签发“承运货物收据”(Cargo Receipt)。
d.在大陆桥运输情况下,由外运公司制作并签发“联合运输单据”(Combined Trans-port Documents)。以上这些运输单据都是出口商向银行议付结汇的最主要的单据,所以,这些运输单据中的每一项内容必须严格按合同、信用证规定的要求制作。另外,在货物装运后,一般应以电信方式向进口商发出“装运通知”,使买方能及时掌握运输信息,先做好相关安排。
⑦获取签证或认证。
签证是指应出口商的申请和要求、由国家相关机构签发的各种证明文件,如出口许可证、原产地证书等。认证是指应进口商的要求、由进口商指定机构(一般为进口商国家驻我国的机构,如使领馆) 在某些出口单据上( 如商业发票、原产地证书等) 作必要的证明,以确认其为合法文件。
⑧制作投保单并获取保险单。
凡是以CIF或CIP条件成交的出口合同,出口商在向承运人办妥出口货物的托运手续、取得承运人签发的装货单后,应根据合同或信用证中保险条款的规定,填写“出口货物运输投保单”,或在出口发票副本上加注保险条款的内容,在货物发运前向保险公司投保,保险公司据此签发保险单。
⑨制作出口货物报关单并报关。
在外销出仓单开立以后,将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装船资料,内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、订舱号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的联系人和电话等。
⑩制作出口收汇核销单。
出口收汇核销单是由国家外汇管理局制发、出口商填写,外汇管理部门在出口货物结汇后凭此核销收汇、海关凭此受理报关的单据。在货物报关后,海关在核销单上加盖“放行章”,然后退给出口商,出口商在结汇后据此向外汇管理部门办理外汇核销手续。
(4)交单结汇。
在各种单证制作或获取完毕后,单证员应对单证再次全部审核一遍,确保单证的最终质量及安全收汇。交单就是出口商将审核无误的全套单证送交议付银行的行为。交单的基本要求是:单证正确、完整,提交及时,在信用证条件下,应在信用证有效期内交单。
(5)办理出口退税。
这是整个出口业务中的最后一个环节。出口退税是否及时和足额,将直接影响到出口商的效益。
(6)单证归档保管。
出口商提交单结汇后,应将一套完整的单据副本归档保管。出口单证是出口业务的主要凭证,尽管一笔外贸出口业务的合同已经履行完毕,但由于各种因素,往往还需查阅这些单据。例如,保险事因的发生,进口商对品质、数量的异议及索赔等,万一此类事件发生,就需查阅出口单证。所以,每笔出口业务的全套单据应留有一套副本归档保存备查。由于与贸易有关的诉讼时效是自货到后起两年有效,所以,单据的保存期一般为2~3年。