职业经理人的时间管理

管理学大师彼得·德鲁克曾说过:“不能管理时间,便什么也不能管理”,“时间管理”对任何一个人来说都是十分重要的,“一寸光阴一寸金”正是反映了时间的可贵。如果说一个人的时间管理涉及个人的成败的话,那么,管理者的时间管理除了个人的成败,更关系到组织的成败。领导时间管理就是保证在有限的时间里做他应做的事情,实现领导的高效能。
一、现代管理者的时间观
(一)时间是什么
时间,它异常独特而又宝贵。它不以人的主观意志为转移而客观地存在。它不问富贵贫贱、或官或民、男女老少,最公平地分配给每人一天24小时。它看不见,摸不着,既不能贮存,也不能提前使用。如果“今天”无所事事地过去了,那么就将永远失去了它。时间是永恒的,因而是最长的;但任何人也不具有做完一生所有工作的时间,所以时间又是最短的。物理学上的时间是无伸缩性的,但生活中的时间却有伸缩性;它对于勤奋者是快的,而对于懒惰者却是慢的。时间的供给是有限的,但它的利用却又是无限的。对于子孙后代来说,时间将一切没有价值的东西吞没在忘却的长河之中,但却永远地保存了那些伟大的一切。
古往今来,世界上大凡有成就的人都有着不同凡响的时间观。歌德说:“我的产业这样美,这样广,这样宽,时间是我的财产,我的田地是时间。”别林斯基大声疾呼:“在所有的批判家中,最伟大、最正确、最天才的是时间,”富兰克林的千古名言是:“时间就是生命”。郭沫若直到晚年还谆谆叮嘱:“时间就是速度,时间就是力量。”因而,他们大多惜时如金,“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”,就是他们的时间观。鲁迅说:“时间就像海绵里的水,只要愿挤,总是有的”。他常把别人喝咖啡的时间也用于工作;爱迪生在隆重的婚礼仪式上因突然想起解决自动电报的办法,竟撇下新娘和宾客直奔实验室;福楼拜经常彻夜不眠,致使塞纳河上的渔夫和轮船船长们均习惯地把那彻夜通明的窗口作为前进的灯塔;陈景润在走路时仍潜心思考数学问题,竟一头撞在树上……
但是,在过去的年代里,世界上真正具有强烈时间观的人毕竟是极少数。特别是经历了几千年漫长封建社会的中国,长期受小生产的影响,大多数人习惯于“日出而作,日入而息”。这样毫无时间观念的慢节奏的生活方式渗透到人们日常生活的各个方面:“您慢慢走”,“您慢慢讲”,“您慢慢来”……这种以慢为礼的陈腐观念不知浪费了多少宝贵的时间。
(二)现代管理者的时间观
世界正处在一个社会大变革的伟大时代,随着新技术革命的兴起,人们不断地变革着自己旧的生活方式,也不可避免地变革着旧的时间观念。越来越多的人从自己的切身感受中认识了时间的价值。作为新时代的管理者,在时间观上要率先来个根本变革。这决不是个人意志的产物,而是经济和社会发展的必然。管理者时间观念变革的最主要内容是对时间价值观的变革。有的管理者日复一日,年复一年地白白浪费时间而毫不可惜,其原因是不懂得时间的价值,不了解时间是人类最宝贵的财富。马克思曾指出过,无论个人,无论社会,其发展需要和社会的全面性,都是由节约时间来决定的,一切节约归根到底都归结为时间的节省,时间便是能力发展的地盘。所谓“时间就是金钱”讲的正是这个道理。特别是在现代化建设突飞猛进向前发展,世界新技术革命日新月异的年代,时间显得尤其重要。目前,“时间就是金钱,效率就是生命”已成为家喻户晓的名言。而效率的高低,又是和时间的节省分不开的。争取了时间,就能创造更多的价值,获得更高的效益。因此,讲求效率,实际上是人们对时间更加重视的反映。不讲究时间和效率的社会,只能是暮气沉沉的社会。消沉、怠惰、贪闲,会使一个民族退化甚至消亡!因此,珍惜时间应该成为现代管理者必需具备的高度价值观的重要标记。
其次,是现代管理者时间运筹观念的变革。在现代社会,人们不仅要在总体上正确认识时间的巨大价值,从而十分珍惜和充分利用时间,而且要在日常工作和生活中科学地安排和分配时间,以期在一定的时间内取得最大的工作效率。因此,如何运筹时间,是一门科学,也是一门技术。时间虽然来无形,去无踪,但它是可以被精确测定的。人们虽然不能创造时间,但可以利用先进的科学技术相对地延长可以利用的时间。众所周知,一个人在一生中的不同时期,甚至在一天的不同时刻,其价值是大不相同而且因人而异的。因此,在一个人的青年时期、中年时期、老年时期各适合做什么工作,以至一天之中的早晨、上午、下午、晚上各适合做什么工作,都应该统筹安排,扬长避短,以发挥最大的时效。同样,凡事都有个轻重缓急,在特定的时间里,必须首先解决最重要、最紧迫的事情,同时安排一定时间兼顾其他工作,才能把事情办好。如果胡子眉毛一把抓,头痛医头,脚痛医脚,或者在时间分配上搞平均主义,任何工作都安排同样多的时间,就会变成时间的奴隶。所以,现代职业管理者要具备科学地运用时间的本领,要成为时间的主人。
再次,是现代管理者时间应变观念的变革。世界上的万事万物都是随着时间的变化而不断发展变化的。目前,我们正处在一个瞬息万变的
时空环境之中,竞争和价值规律是提高经济效率的两根杠杆。商品经济就要竞争,有竞争就有优胜与劣汰。当前国内市场变化的突出特点是“快”。人们都会经受一个严竣的考验:能否经受“快”的挑战,适应“快”的节奏。过去那种以慢为礼,以不变应万变的“老黄历”,再也行不通了,必须代之以与时俱进,与时同步,而且要面向未来,把现时的行动与将来可能发生的结果联系在一起。如果只顾眼前而不顾未来,必将在未来的现实中受到惩罚。所以,现代管理者必须树立与时俱进、争分夺秒、面向未来的时间应变观。
(三)职业管理者的时间感
虽然时间对于每个人的赠予都是公平的,但职业管理者对时间的感觉并不相同。人们常常把文化、修养从自己的性格、特点、生活态度投影于时间感上,职业管理者的时间感如何,可以大体评价他的工作效率如何,以此来评价他是不是有效的职业管理者。
1.时间感与成就欲
时间感,就是人们对时间的各种感觉,或快或慢,或白天或黑夜。成就欲,就是人们想获取成就的欲望,它驱使人们获取某种成就,经过百折不回地努力,克服重重障碍,达到目的。成就欲的满足,不仅在于获得成就后所享受的物质上和精神上的满足,而且在于为取得成就而奋斗的整个过程中,特别是对于那些前人还没有取得成就的整个过程的满足。
职业管理者必须有较高的成就欲。这样,他才会制定出一个高标准,努力去做不易做成而又值得做的事情。为了他的目标,可以辛勤努力地工作,不怕困难,敢于冒险。调查表明,有效的职业管理者都具有较高的成就欲。时间感与成就欲密切相关。成就欲高的人,把时间看作是行动、方向与价值,倾向于使用“开朗、尖锐、活泼、紧张、迅速”等词来形容时间,对时间的经过比较担心,一般地把过去的事件回忆得与现在更接近些,常常把经历的时间判断得比较准确或稍为长久。总之,成就欲望强烈的人能引起很强的时间观念,从而产生对时间管理的行为,进而达到时间管理的目的,以争取在有限的时间内在事业上取得更大的成就。因此,职业管理者应具备成就欲高的时间感而不应相反。
2.时间感与果断性
果断性,是指人们决定问题、办事情干脆利索。这是任何一个职业管理者都必须具备的素质。在现实生活中,一些职业管理者对问题“踢皮球”,一拖再拖,一直拖到不能解决为止。他们往往把时间看做是“平静的海洋”,而不是“逃跑中的贼”,“飞行中的鸟”,致使问题成
堆,遇事犹犹豫豫,该拍板的不拍板,不必要地花费大量时间,给工作带来严重损失。这都是由于职业管理者缺乏果断性所造成的后果。
《有效的经营者》一书的作者杜拉克曾十分确切地指出:“做事要有效果,这是职业管理者的任务。”其实,也是每一个人的任务。那么,是不是每一个人做事都会有效果呢?答案不都是肯定的。有的人信奉只要做了事就行,结果是忙忙碌碌,效果不大。杜拉克指出,做事具有高度效果的人,不一定是所谓聪明的人,也不一定是有丰富知识的人。换一句话说,办事的高效率不一定与一个人的聪明才智划等号。那么,如何
才能有效呢?他指出:有效性是可以学习的。工作的效率可以从学习中得来,其思想是把办事讲求效率当作一种日常要求和习惯,其方法就是讲究时间运筹,那么,你的工作效率就会与日俱增。
(四)管理者应当讲求时效
“太忙了!”这几乎是每个管理者的口头禅。人们常用“日理万机”一词来形容管理者的工作。很多管理者确是如此,工作一项接着一项,日程表排得满满的,然而仍然是时间不够用。有人给一位经理一天的工作状况绘制出下列一张“图画”:
早晨6:30起床,刷牙,洗脸,吃早饭,尚未吃完,门铃响了,夫人开门,进来的是经理的直接下属后勤科长,科长说有很紧急的情况汇报
,不得不堵着家门来找经理。和科长一谈就是15分钟,两人都站在门厅里,既没有坐下,更没有喝茶。谈完之后,经理一看手表,已经过了上班时间。咚、咚、咚地跑下楼,骑车去办公室,到达办公室已经迟到24分钟。办公室已有秘书在等候,他递过来一叠传阅文件和需要经理签字的材料。文件尚未看完,办公室主任进来,说今天上午有个会议需要经理出席,其中第二个会议在市政府办公室召开,需要坐车前往。经理听清了会议的时间、地点,点头表示已经清楚,埋头接着又去阅读传阅文件。文件刚一看完,第一个会议开会的时间已到。副经理在一旁催促,
说出席会议的人员已经到齐,等候他去主持。匆忙前往会议室,经理已记不清主持会议的开场白是如何说的。好在这个会议不需要他去动脑筋决策什么问题,只不过是一个一般性的会议,主要有副经理讲话。第一个会议结束,离坐车去开第二个会议还有25分钟空隙,经理本想去办公室看一看头天报纸中的新闻,松弛一下脑子,可是一到办公室,却有两位下属科长在等候向他请示工作。尚未谈完,办公室主任又在催促,说需要乘车出发了。于是经理与两位科长一同走向楼下的车库,边走边谈。开完第二个会已是中午11 :50,回到家里已是12:30,夫人已经将饭准备好,吃完饭准备稍微休息一会儿,可是电话铃又响了,办公室主任说下午市政府的副市长要来检查工作,经理需要汇报、作陪,特别请经理下午提前半小时上班,几位正副经理共同商量一下汇报提纲和准备有关材料……
这就是一位现代管理者的“日理万机”图。这并不是某位个别人的写照,而是很多管理者的共同情况。我们可以用“时间危机”这个现代术语来概括管理者的这种状况。时间,对于负着重要责任的管理者来说,真是太重要了,管理者的任何决策、计划、组织、控制、监督、业务考核都需要时间。因此,时间是领导的宝贵财富。然而“时间危机”却几乎困惑着每一个管理者。
“时间危机”并非是管理者的天然伴侣,所谓“忙”,仅仅是思想方法和工作方法问题。日本有句谚语,叫做“急事得求忙人办”。这就是说,身负繁重工作的人反而拥有办事的时间。这是因为,是否真的忙,主要看你是否会科学地支配时间。一些工作繁重的人,精于安排,巧于计划,却能够将工作做得井井有条。相反,一些工作任务不重的人,不会怜惜和节约时间。不少领导同志,在错误的思想方法和工作方法的指导下,常常出现“时间危机”。
解决管理者时间危机的根本出路就在于确定正确的运筹时间的思想方法和工作方法,在于讲求提高时间的使用效率,即时效。所谓时效,是指在单位时间里所做的工作量的大小。提高时效就是指提高在单位时间里所做的工作量。讲求实效和提高时效,对于管理者来说具有重要意义。它不仅可以把管理者从日常工作中的 “时间危机”中解脱出来,而且还可以使管理者有闲暇时间,多思考工作,在科学决策上多下功夫,还可以使管理者在工作中创新,从而开拓新局面。“时间就是金钱,效率就是生命”,这应该成为管理者的座右铭。
二、管理者时间运筹原则和方法
时间管理,简单说来,是指职业管理者对时间的管理。具体地说,就是职业管理者为提高时间的利用率和有效性,运用科学的方法和技巧,对时间的消耗进行计划、实施、检查、评价、反馈等程序进行的一系列的控制活动过程。
职业管理者在时间管理中,要控制时间管理的程序。首先,要确定目标,制定计划,分配每次活动需用的时间;其次,实施计划,执行计划中要有一系列的方法和措施来保障;第三,对计划执行情况进行分析检查;第四,评价对时间的分配利用是否科学,并在此基础上,对不合理的部分予以调节;第五,将整个时间计划的实施、调查、调节情况及时反馈,以便重新确定目标,做出符合实际需要的时间计划。
时间管理是管理活动的重要内容。职业管理者的一切活动都要耗费时间,而时间是有限的,如何把有限的时间用到必要的工作上,这是任何职业管理者都不容忽视的问题。
职业管理者时间管理素质是管理时间的基础。职业管理者要树立时间观念、时间成本效益观念和时机观念;要不断增强和完善自我控制能力,抓主要矛盾的能力,摆脱缠绕的能力;要熟练掌握和运用高效率工作的技巧,灵活运用时间的技巧,协调指挥的技巧;要科学地运用时间管理方法,诸如ABC时间管理法、系统时间管理法、运筹时间管理法、时间管理统计法、目标法和信息法等等。
职业管理者时间管理的基本内容是:工作时间管理和闲暇时间管理。前者是指日常工作时间管理、会议时间管理、电话时间管理、访客时间管理、公文时间管理、信件时间管理。后者包括起居时间管理、吃饭时间管理、社交时间管理和娱乐时间管理。
总之,时间管理是围绕如何提高职业管理者工作、生活效率为中心而进行的。其具体的内容、管理方法将在后面详细介绍,这里不再赘述。
(一)职业管理者的时间分类
从总量上讲,职业管理者的时间同其他人一样,都是一个常数,如1天等于24小时,但在管理活动中每个职业管理者用于工作的时间长短是不同的,各自具有自己的特点。
1.按职业管理者的时间效率,可分为有效时间和无效时间
有效时间,是指为促进既定目标实现的活动所用的时间,包括必要的工作时间和闲暇时间;无效时间,是指阻碍既定目标实现或与既定目标实现无关的活动所占用的时间,包括不必要的工作时间和闲暇时间。
把职业经理人的时间分为有效时间和无效时间,对于有效地利用时间有着重要的意义。通过记录自己的时间,集中自己的时间,管理自己的时间,从而可以评价职业经理人时间的有效率和无效率。
职业经理人的时间有效率越高,说明时间利用得越好;有效率越低,说明职业管理者的时间利用得越差。时间无效率则恰恰相反。
2.按可控性划分,职业管理者的时间可分为可控时间和不可控时间
可控时间,是指职业经理人在自己权限内可以自由支配的时间,如公司经理对于公司内部可以安排的工作会议、阅读文件、接待计划内来访等所用的时间,都属于可控时间;不可控时间,是指职业管理者受职权的限制,而不能自由支配的时间,如参加上级召开的会议的时间,计划外接待访客时间,突然性的工作时间及接电话时间等。
从一些发达国家的情况来看,职业管理者的不可控时间大于可控时间。管理职务越高这种现象越明显,也就是职业管理者的职务越高,其可控时间越少,不可控时间越多。
把职业管理者的时间分为可控时间与不可控时间的目的,在于尽量把不可控时间变为可控时间,高效率地花费可控时间,这也是鉴别职业经理人能力大小的重要标志之一。
3.按职业经理人的时间的性质可分为工作性时间和闲暇性时间
工作性时间就是职业经理人从事工作的时间。在我国一般实行的是8小时工作日,包括管理性工作时间和作业性工作时间。8小时以外的时间称为闲暇性时间,包括满足生理需要时间和满足心理需要时间。
人的需要是多层次的。按照马斯洛需要层次论的观点,人的需要可分为五个层次,即:生理需要(如吃饭、居住、婚姻、疾病的治疗等)、安全需要(如人身安全、环境安全、经济安全等)、社交需要(如友谊、情感、归属等)、心理需要(如自尊、尊重、权威、地位……)、自我成就的需要(如胜任感、成就感……)。以上五种需要层次是由低级到高级逐级上升的。
人们的需要并非永远固定在某一需要层次上,而是因人而异的。即使是同一个人,在不同时期也有着不同的需要层次。据国外推测:1972年美国有20%的人,其需要处于第一、二层次,他们对于劳动报酬表示关心;大约80%的人的需要处于第三层次;只有不到1%的人,其强烈需要处于第四、五层次。
美国心理学家戴维斯在美国曾作过调查,结果表明:随着社会的发展和生产力的提高,人们对精神需要所占的比例将越来越大。
了解需要层次理论,对职业管理者的时间管理是非常必要的。职业管理者要根据人的不同时期的需要层次合理安排时间,以取得事业上的更大成就。
(二)利用时间是一个极其高级的能力
虽然时间的运筹和管理是一个十分复杂的,涉及到现代科学的许多领域,是由许多因素决定的问题,没有也不可能有一个固定的管理模式
,但是时间的运筹管理也和其他事物一样,有其自身的客观规律,而时间运筹管理的基本原则就是对这种客观规律的分析和总结,认真研究和掌握这些基本原则,将对管理好时间有一定的指导意义。
1.目标原则
目标是时间运筹管理的基础,目标原则是时间运筹管理的基本原则。贯彻目标原则,要做到以下几点:
A.用目标来限制时间的使用
有目的的使用时间和无目的的使用时间,其结果有着天壤之别。从经济管理的角度讲,确定国民经济发展目标,用目标控制整个经济发展的速度和规模,就能使我们一步一步地实现既定目标,并不断去追求新的目标。从而激发我们不断超越现状,这样整体的时间运筹管理能力也
会随之提高。
B.正确选择目标
在经济管理中,要把握好时间这个要素,选好目标是关键。目标是期望达到的成就或结果,是管理行动的归宿。每个国家经济的发展,都有自己具体的工作和预期的目的和结果。这些要做的工作和要达到的目的就是目标。目标的确定是一个复杂的决策过程,以制定经济发展目标为例,既要了解社会发展需要,国家经济基础,现实经济状况,又要了解未来发展趋势,影响因素等,也就是说,选择目标要有一定的依据,要对各种不同方案进行反复分析、比较、筛选,来确定最佳方案。
C.循序渐进,逐步实现
在选定目标后,应贯彻阶梯原则,也就是把目标分解为若干层次,循序渐进,逐步实现。因此,首先应设立总体目标,并把整个过程当作一个系统看待,同时每一个阶段性的目标应成为总体目标的有机组成部分;其次,要了解每一阶段性目标之间的内在联系;第三要使每一阶段的条件、环境、能力与这一阶段的目标层次相对应。
2.效率和效果原则
在有限的时间里,要完成更多的工作就必须讲求效率,而效果是指由各种行为产生的有效结果,因此效率和效果原则也是时间运筹管理的基本原则。 效率是劳动成果与劳动量的比率,也可以说,是单位时间内完成的工作量的大小。在社会发展过程中,无论是科学技术的发明创造,还是管理科学的研究,无一不是致力于提高效率。“效率就是生命”已被人们所承认。对于国家来说效率不仅关系到经济发展,而且可以说是个政治问题,落后就要被动、挨打。我们要建设有中国特色的社会主义,就是要用更快的速度发展经济,要尽快赶上世界发展的步伐。对企业来说,谁的效率高,经济效益好,谁的生命力就旺盛,谁的效率低,谁就要亏损以至倒闭。我们的经济建设和经济管理应该学会向效率要
时间。
与此同时,我们也应注意到效率所产生的结果,否则,会出现效率越高,效果越差的情况。比如一个企业不顾市场情况,盲目生产滞销产品,那么效率越高,产品积压越大,效果就越差。因此只讲效率而不讲效果,会因无法达到目标而导致严重的浪费。“效率是‘用正确的方法做事’,而效果是‘做正确的事’”。管理学家德鲁克的这句名言说明了这个道理。检验时间利用的好坏,不是光看“做了多少事”,更重要的是看“做了多少有效的事”。
3.辩证原则
在高速度和高效率的时代,必须要牢记效率与速度的辩证法。辩证原则是管理和运筹时间的一个极其重要的原则。
从辩证的观点来看,运动表现于它的反面,即表现在静止中。正确的时间运筹管理,应该是动静相兼,有静有动,而不是要求干什么都是动得越快越好。静的含义在这里是说在行动之前要学会科学地思考。如果我们想最大限度的发挥时间的效能,就必须在事前有一个全面的安排,这种周密的思考,表面上消耗了时间,实际上却为以后的工作赢得了时间。
任何事情都有一个渐进的发展过程,尽管我们经过主观努力,可以缩短这个过程,但是却不可以跨越这个过程。“欲速则不达”,急于求成不但会妨碍要追求的目标,而且会加速在错误的时间做错误的事情的速度。一味图快,以为越快越好,幻想出现奇迹,人为地拨快时间指针,片面追求高速度,反而失去了尽快发展经济,富民强国的宝贵时间。
4.有序原则
有序,是指客观事物之间和事物内部各个要素之间有规则地排列、组合、运动与转化。时间的运筹与管理在一定意义上说,要遵循选择科学合理的时间次序的原则。
遵循时间管理的有序原则,就要使工作秩序条理化。工作无序,没有条理,必然浪费时间。西方的时间管理专家们在运用计算机作了各种测定后,为人们支配时间提出的各种“合理化建议”中有一条就是井井有条。比如说,木匠的箱子里有各种工具,每次收工时把工具放回固定位置,同把工具胡乱丢在箱子里所花费的时间相差无几,但效果却大不一样,如按固定位置放好各种工具排列有序,以后使用起来随手可得,如胡乱丢进去,以后再用,要花好几倍的时间去寻找。国外有一管理顾问,曾对某公司的管理人员的工作时间做过详细记录,发现一位在办公桌上堆满各种东西的经理,平均每天要花2小时19分钟去翻寻桌面上的资料。
工作有条理,既是最容易的事情,也是最困难的事情。在经济管理工作中,也经常会遇到由于没有安排好工作次序,而影响了工作进度,
乃至造成浪费时间的现象。
时间运筹管理的有序原则还体现在对时间的支配上,也就是要明确目的,从全局着眼,分清主次,明确责任与权限范围,避免工作上的互相推诿和扯皮的现象。
贯彻有序原则还应注意工作内容的简化。化繁为简,善于把复杂的事物简明化,是防止忙乱,事半功倍的有效方法。纵观人类发展史,成效往往从简化开始。秦始皇统一文字,统一货币,统一度量衡,靠简化推动了社会进步。美国管理学家泰勒对工人的操作活动进行分析,剔除无用的动作,靠简化提高了生产效率,推动了管理工作的极大发展。工作内容的简化,包括省去不必要的工作,安排合理的顺序,简化事务性
工作和增强预见性。应该经常记住:明确自己的工作目的,并使工作条理化,简明化,就能有效地利用时间。树立了现代时间观念,了解了时间运筹管理的原则,还要学会利用各种科学、有效的方法。怎样最有效地利用时间,是一个极其复杂的问题。恩格斯说:“利用时间是一个极其高级的规律。”我们应该掌握时间运筹管理的方法,以提高时间利用率。
(三)时间运筹管理的统计法
人们要提高时间的利用率和有效性,就必须首先了解自己的时间都花费在哪些地方。所以要对时间进行运筹管理,就可以从对时间进行详细记录统计,分析时间浪费因素入手,有针对性地制定出节约时间的措施,以达到管理时间的目的。
时间运筹管理的统计法一般有以下步骤:
1.时间消耗的记录分析
时间消耗记录是通过对时间消耗的连续记录,获得时间消耗的真实信息,这是对时间进行运筹管理首先应考虑的基础性工作。
管理工作者通过对时间的记录分析,了解自己的时间都消耗在哪些方面,就可以找出浪费的原因,并有针对性地拟定改进措施。
时间消耗记录分析应注意的问题:一是时间记录要真实、准确。这是进行时间运筹管理的依据,自欺欺人是不能作为分析的依据的;二是切勿相信自己凭记忆的估计。从心理学角度讲,人的时间感觉是最不可靠的,即使一个人的记忆力再强,其对时间的记忆也是有限的,如果靠记忆,永远也不会明白自己的时间究竟是怎样度过的;三是要作好时间的预先分配,这样可以找出预定时间分配与实际耗用的差别,以提高预控时间的能力;四是选择好自己的记录方法与时间。必须按照自己的工作性质、所处环境、工作目的等来选择适当的记录方法和时间。但无论选用怎样的记录方法,都必须把每段时间分清楚,而且有代表性,这样才能得到详细的记录资料,便于分析。
2.时间消耗的诊断
时间消耗诊断的具体方法是至少在记录一周的时间使用情况后,分类统计时间使用的各方面情况,如会议时间、学习时间、谈判时间、业务时间等,并计算出各类时间占总时数的比例。通过诊断,要找出“非必要”的工作时间和浪费时间的事情,并可结合下列问题去进行分析:
A.哪些事情根本不必做?在记录中占多少时间?不必做的工作是指无助于目标和成果的工作,做了就是浪费时间。做了这类工作,说明你把不重要,不迫切的工作放到了重要位置上,这类工作占用时间越多,说明你在工作中的分类能力越差。
B.哪些事情可以授权他人去做?或他人去做效果更好?有效的管理是通过各级的分层管理和工作,达到完成任务的目的。职业管理者,特别是高层职业管理者要经常对照岗位职责,检查哪些是应该自己处理的,哪些是应由别人去做的。对于应由他人去完成的工作,要合理的授权,并明确应承担的责任。
C.哪些事情既浪费了自己的时间,也浪费了别人的时间?我们常讲的“文山会海”就是这类事例的典型。因此限制会议,开好会议,已成为管理好时间的一个重要问题。
D.有哪些工作错误在过去出现过?占多少时间?错误的重复出现,说明反馈系统出了毛病,需要检查调整。
3.根据诊断结果,制订具体措施
通过汇录和诊断分析,可以帮助人们找到时间浪费的原因,并通过制订措施,来逐步消除时间浪费,找到最佳的时间消耗途径。
(四)时间运筹管理的ABC分类法
ABC分类法是根据“关键的少数,次要的多数”这一普遍规律,按工作的重要性来进行分类管理,重点控制的时间运筹管理方法。
ABC分类法的具体做法是:
1.列出工作清单,确定ABC三类工作
职业管理者应把自己的工作看成一个有机的整体,然后分析每项工作在系统中的作用。在分析时,可以提三个问题:能不能取消它?能不能与其他工作合并?能不能用简便的方法来代替?经过这一过程后,再根据工作的重要性、关键性、迫切性和有效性分为ABC三类。
A类是最重要的、最迫切、会产生重要效果和影响的工作,职业管理者对这类工作应当确信:必须做好,现在必须做,必须亲自做。这类工作只占总工作数量的20~30%,但必须花费60~80%的时间去完成。
B类是比较紧要和迫切,但无太严重后果和影响的工作。这类工作最好由自己去做,也可委托别人去办。这类工作占总工作量的30~40%,所花费的时间一般应控制在20~40%。
C类是无关紧要,不迫切,影响小,无严重后果的工作,可以不做或交由别人去处理。这类工作虽占总工作量的40~50%,但要尽量把时间控制在零。
确定了ABC三类工作后,要找出关键性工作,排出工作顺序。
2.按照工作类别填写ABC分类表
职业管理者要根据工作类别、工作项目、预分配时间等内容填写ABC分类表。
3.实施
职业管理者应全力以赴投入A类工作,做到专心致志,直到最后完成,取得成果后,再转入B类工作。C类工作能减则减,如有必要可将其纳入B类。这样就减少了许多次要的、无成果的工作,同时也避免了时间的浪费。
(五)时间运筹管理的PERT方法
PERT方法即网络计划技术,是一种先进计划方法,在经济管理中有广泛的应用,由于它可以通过网络图的安排来调整各项工作,使得同样的工作内容可以在较短的时间内完成。因此,在时间运筹管理中也不失为一种好方法。
网络计划技术的基本步骤如下:
A.划分工作项目,要把整个工作划分为若干项目,分析各项工作之间的相互关系,并排列先后顺序。
B.确定各项工作所需要的时间。
C.绘制网络图。
D.计算网络的各项时间值。
E.确定关键路线。
F.采取措施,调整、安排计划。
例如,有一项工作,包括以下几部分:
A项,需要3小时;
B项,需要1个时;
C项,需要0.5小时。
假设完成全部工作可以有几种安排方法:
第一种,串联方法
全部完成需4.5小时。
第二种,并联方法
全部完成需3.5小时。
第三种,串并联方法,即网络计划技术
全部完成只需2.5小时。
这个例子说明,采用网络计划技术,可以使同样的工作,由于不同的安排而使工作过程更科学、更合理,同时也节约了时间。
时间运筹管理的方法还有很多,只要我们能认真学习,努力实践,一定会赢得更多的时间,创造更多的财富。
(六)信息时间管理法
1.基本原理
信息时间管理法,就是充分运用现代管理中的精神动力和信息动力,从分析职业管理者管理时间的行为的发展过程入手,采取形象鲜明的时间管理信息,造成一种强烈的节约时间的外部环境,增强职业管理者的自我约束能力,增强时间观念,养成珍惜时间的良好习惯。
每个职业管理者都从事着区别于他人的工作,面临着不同的外部环境,他们自身素质和能力也是千差万别的。究竟哪些因素决定时间管理效果呢?心理学对人的行为作了如下公式描述:
B=f(P.E)
式中B——行为
P——内在因素
E——外部条件
可见人的行为无非取决于内在因素和外部条件。时间管理的有效性也取决于这两个方面。信息时间管理法主要是利用一定的外部信息,作用于人的内在因素,产生某种动力和压力,促使人们科学地利用时间。
每一个人都有自己的好恶和行为方式。在无妨大局的情况下,谁也不愿意压抑自己,歪曲自己,更不愿意与自己作斗争。因此,很难框死自己的时间,想干什么就干什么,一般不约束自己的行为。例如,我们平常觉得没事的时候,总想着去看电视,去旅游,去跳舞,这似乎比工作更能吸引人。一般的人都是需要动力和压力的,这两种力量越强,越有利于职业管理者利用时间。有一个高中毕业生,考大学的愿望十分强
烈,因此,他拼命地学习,珍惜每一分钟,终于如愿以偿。还有一名女工被一名大学生抛弃了,她产生了从未有过的动机,立誓在事业上要超过抛弃自己的恋人。她克服了人们难以想象的困难,奋斗了两年,考上了研究生。陪伴着她成功的有动力和压力。这两个力是时间管理的有效工具。
人们行为是由动机支配的。动机是怎样产生的呢?是通过人的需要。所谓需要,是指人对某种目标的渴求与欲望。
职业管理者必然有各种需要,但各种需要所占比例不同。在人们基本解决了生理、安全需要以后,管理时间的动机主要来自成就需要和精
神需要。因此,凡是成功的职业管理者都具有强烈的成就欲,而且是一个爱惜时间的人。其具体过程是:当人们的某种需要不能满足时,心理上就会出现一种不安和紧张状态,紧张的程度与需要的迫切性成正比。这种紧张状态就是动机。动机驱使着人们选择或寻找目标,进行满足需要的活动,一旦需要满足,动机解除,然后,又会有新的需要,造成新的行为。
因此,关键是要通过客观条件造成的信息动力,影响职业管理者时间观念的形成和时间管理行为的产生,激励人们高效率地工作。
2.信息时间管理的方式
这里所说的信息,是指经过加工整理、被人们理解和认识的,对职业管理者管理时间有影响的数据和资料。它有多种表现形式,如语言的、书面的、数字的和文学说明的。它有各种媒介,报刊、广播、电视,甚至传统、作风、爱好、志趣等,都是信息动力的组成部分。
A.对职业管理者生活的全过程进行时间管理的信息输入
从卧室到办公室,从餐厅到会议室,都布置有时间管理的信息,使职业管理者每时每刻都感到时间的宝贵,潜移默化地受到影响和启迪,形成强烈的时间观念。
B.对下属的时间进行管理,促成一个良好的时间管理环境
一个时间观念很强的职业管理者,他召集会议,说几点开始就几点开始,从不推迟,不管人多人少都是如此;计划几点结束就几点结束,差不了一分钟。这样,他本身接受了时间管理环境的信息,而且给下级起了表率作用。因此,他召集的会议,人们都准时到会,效率很高。创造一个全员时间管理环境很重要。例如:在你周围的人都决定晚上去看电视,你读书心里也不踏实;如大家都读书,你也就心安理得了。若有几个人没有较强的时间观念,总找你聊天,到你那儿东看看,西瞧瞧,必然会影响你的工作。突然的打扰,会引来消极因素的环境——烦躁、紧张、厌烦,甚至敌意等情绪,应当尽量避免。
C.借鉴你最崇拜的企业家的经验,看他们是如何管理时间、约束自己行为的
在日本东京钨公司的会议室里,贴着《会议七条规定》,开头第一句是“要有效地开会”。下面7条是:(1)要准时出席;(2)会议时间控制在90分钟以内; (3)要很好地考虑,采纳代表的建设性意见;(4)不要固执己见;(5)按多数人的意见作决议;(6)结论要在当场确认;(7)中途不要退席。这是少开会,开短会的有力保证。“时间就是金钱”,这是日本人常说的一句话。日本大分热轧厂每分钟轧12吨钢材,每吨6万日元。1分钟就是70多万日元。这个概念在全厂职工脑子里印记很牢。一些日本企业的电话簿上写着:“讲话不要超过3分钟”“少说无聊话”。这些都是信息时间管理法的具体运用。
三、时间运筹要点
(一)合理安排时间
1.工作计划化、程序化
摆在管理者面前的工作几乎每天都是一大堆,从外表上看,管理者的共同特点是“忙”。但有的领导“忙”在点子上,而有的则不然,往往抓了芝麻,丢了西瓜。其原因就是工作没有计划,没有程序,碰到什么就干什么,什么工作最紧急就干什么。在现代复杂多变的领导工作中,任何工作都必须有计划有程序。应每天有每天的计划。可将每天的工作按其重要性和紧迫性的顺序编号,但一定要注意,最重要的,不一定最紧
迫;而最紧迫的也不一定最重要,只有二者同时具备,才可列入第一顺序。国外一位心理学家把这种“选择首先应该干什么的能力”命名为“第一顺序判断力”。他解释道:“优秀的实干家首先要使自己工作有计划性。然后,对于摆在面前的一大堆工作,他先致力于摆在首位的工作。要养成一种习惯,总是先干最要紧的事情,不要让那些无价值、没意义的事耽误了你的一生,不断地向妨碍你取得丰硕成果的无聊琐事格斗。决不能让宝贵的时间与你的劳动白白地付之东流。”这是非常正确的。同样,每周应有每周的计划,每月应有每月的计划,工作也就分出了轻重缓急。由于首先干的是最重要最紧迫的工作,因而,工作效率也就会大大提高。
美国著名管理专家艾伦·莱金在《如何控制你的时间和生命》一书中提出了一个“有计划的拖延法”。他认为一个管理者每天需要解决的事情很多,但不可能每件事都做完,因而可将每天的工作分为A、B、C三类。A类最重要,B类次之,C类可以缓一缓。接工作程序先作A、B两类的事情,如果把A、B两类的工作完成了,也就完成了80%的工作。如果有人打电话催问原属于C类的事情,就把此事迁入B类中去;要是有人亲自找上门来联系原属于C类的事,可将这件事划入A类。这种动态的变化,就使原计划中A类与B类工作中的一部分压缩到C类中去了,因而使工作具有计划性、针对性。这种方法的最大优点,就是将有限的时间安排给最重要、最迫切的工作,从而提高了工作效率。
2.合理分类,有效使用时间
管理者虽然要处理的问题很多,但处理各项工作所需的时间分布是不均匀的。大致讲,就工作的重要性而言,管理者是用20%左右的时间完成80%的工作而用另外80%左右的时间去处理其余20%的工作。管理者最重要的工作就是出主意和用干部两条,即科学决策和知贤善任,这两项工作虽然十分重要,占领导工作重要程度的80%,但时间却只要20%左右。怎样保证这20%左右时间的高效使用,使其完成领导工作量80%的任务,这是一项技术。可以考虑每天用一个小时,作为管理者的“思考时间”。在这一个小时的“思考时间”内,除极特殊的情况外,上级不布置工作,下级不汇报情况,同级不横向联系,包括不打电话和接电话,所有工作均由办公室工作人员处理或转达,集中精力思考重大的决策和选贤用人的大问题。同理,每周安排半天,每月安排一天,作为管理者的“思考时间”。三者相加,每月管理者占用的“思考时间”约为全部领导
工作时间的20%左右。长期坚持,形成制度,对领导工作大有好处。如果本单位或办公室条件较差,也可以在外单位或其它鲜为人知的房间里闭门深思。由于变换了办公场所,不仅可以使头脑清晰,而且感觉上与在自己办公室里有所不同,就更容易把思想集中在那些并非日常业务的、带全局性的重大问题上了。
管理者除科学决策和知人善任两项主要工作外,剩下20%的工作却要占用80%左右的时间。这就是调查研究、阅读文件、出席会议、汇报检查、晤谈家访、送往迎来、公务出差、临时任务等等。对这些事管理者也应统筹兼顾,合理安排。因为这些工作是管理者科学决策和知人善任的基
础和前提。没有这些准备工作,科学决策和知人善任也是搞不好的。
3.排除时间干扰
善于巧妙地排除各种时间干扰,集中时间和精力从事最重要的工作,也是现代管理者运筹时间的重要内容之一。干扰来自主观和客观两个方面。从主观方面来讲,就是管理者自己分散了精力,精神不能集中。如正在考虑某一重要问题时,头脑中突然浮现出对另一问题的想法,或者灵机一动想出了对另外问题的好主意。这时,管理者应该迅速排除干扰。可将临时出现的想法、主意的主要内容马上记录下来,等做完自己当前所从事的主要工作以后,再接着思考,分析比较,以便充分发展自己的思想。为了防止出现干扰现象,管理者在思考重要问题前,要首先处理掉可能分散精力的工作。如果一边思考着重大的决策问题,一边又惦记着马上或明天要交差的工作,即使想集中精力,也是办不到的。预先限定某项工作完成的时间,也有助于排除干扰,集中精力。工作无限时,什么时候完成都行,就等于什么时候都完不成。只有定下何时完成的时间目标,将自己全部投入到工作中去,引起一种精神上的兴奋和紧迫感,才能排除各种干扰,争取时间。
从客观方面来讲,干扰的来源比较多,如工作环境不好,人声嘈杂,也难于集中思想。但主要是来自三个方面。首先是来自上级机关的干扰。
正当你在聚精会神从事某一工作时,上级突然通知你必须完成另外的工作,会使你原来的工作时间被迫中断,以后又重新干,浪费了宝贵的时间。但上级布置的工作,包括临时性的任务,下级必须完成。为了不使上级经常干扰自己的工作,可以采取如下措施:一是定期向上级汇报请示工作,使自己的工作与上级的意图或工作计划一致起来,这样上级就不会经常提出一些干扰你的时间的事情了。二是尽量使自己的预定工作日程安排与上级机关的日程表同步,二者互相协调起来,就会减少对你的时间干扰。
其次是下级的干扰。下级有事必须向上级请示,这往往会干扰上级管理者的时间。但对下级或部属的请示,作为上级领导又必须给以解决。为了排除时间上的干扰,可以采取以下方法:一是规定一定的时间,作为检查下属工作,解决下级主要问题的时间,这样,就可以避免干扰。二是向下级机关授权,制定各类干部的岗位责任制,上级管理者只管方针政策,管宏观控制与协调,最后检查与监督,至于每件事如何做,由谁去做,都应由下属自己去解决。这样下属才不会大事小事都来请示,也就减少干扰你的时间了。
再次是来访者的干扰。作为一个管理者,必定会有员工来拜访你。只要来拜访你,不管是什么人,必定都有拜访的理由或事情,不接待当然是不行的。但那些芝麻小事、邻里纠纷、叙旧扯家常之类的拜访者,或者开口千言,离题万里的拜访者,毫无疑问会干扰你的时间安排,破坏你的工作和生活节奏,是必须尽量减少的。可以采取以下办法:一是设一道秘书或办公室防线,凡来访者先由秘书或办公室工作人员接谈,只有他们认为必须找领导时才可直接接谈,凡他们能处理或解决的事均授权他们处理,这样可以减少接谈的人数。二是必须见面接谈的要先预约好见面的接谈时间,这就在某种程度上控制了来访者的时间干扰。三是接谈时要说明接谈的时间,或事先告诉秘书,到规定的时间进来通知说,外面还有什么事情要你去处理,这样双方都有时间感,不会东扯西拉。四是接谈要开门见山,紧扣主题,不要让来访者把话题扯到一边去。五是已经谈完了,来访者因为没有达到目的或不完全满意,而仍磨磨蹭蹭不肯走,管理者可以采取如下方法:明确告诉来访者,谈话已经结束,自己还有工作要处理;或者站起来把来访者引向门口;或者看手表或挂钟,示意时间已到;或者取出文件来批阅,等等。管理者可以根据不同的来
访者采取不同的方法,尽早结束会谈,排除时间干扰。
(二)时间节约
1.办公室规范化
作为一个职业管理者,每天有三分之一到一半以上的时间要在自己的办公室里度过,所以办公室如果搞得乱糟糟的,要什么找不到什么,或者必要的、不必要的都堆放在办公室内,工作起来也会大大浪费时间。
整理办公室与处理家务的原则基本上是一致的,即是方便、固定。什么东西摆在什么地方,要使用起来方便。所有的东西都应该放置在固定的地点,决不能随便乱丢。整理办公室首先是办公桌,有的管理者的办公桌象个工艺品陈设柜,摆满了各种装饰品,玻璃板下放着朋友和家人的生活照,每天在欣赏这些东西中不知不觉地浪费了时间;有的管理者办公桌上堆满了各种报纸、杂志、书籍、文件等等,给人以混乱不舒服的感觉。找一份材料得翻半天,也大大浪费了时间。所以,办公桌要规范化。凡不需要的东西,一律从办公桌上拿走,只放上真正需要的东西,如电话机、台历(备忘录)、笔筒、墨水、台灯和一个时期经常使用的资料或书籍。在办公桌旁再放一个合适的书架或文件柜,把文件、资料都分门别类地放在里面,贴上标签或文件代号,同时经常注意整理,随时去掉那些无用的东西。这样,使你工作的环境井然有序,需要什么信手可拿,就大大提高了办公的工作效率,因而也就节约了时间。
要习惯于使用备忘录。每当接到一个会议通知,或者突然想起一件必做的事,或者每天必须要做哪些工作,都可简要地写在备忘录上,你一眼就可看到,用不着白天黑夜去想还有什么事没有做完,从而节约了许多时间。过一段时间后,把备忘录归纳整理,又为你总结工作提供了材料,以免东翻西找,七拼八凑,从而又为你节约了许多时间。
2.简化工作
任何一项工作,只有简化到不能再简化了,才能最大限度地节约时间。因此,简化工作也是节约时间的技术之一。简化工作可以有许多途径,如取消、合并、重新排列、变更、取代等。对任何工作或同一工作的任何步骤,首先要问一问,它是不是一定必要的?它能否取消?对不起任何作用的工作,或者不起任何作用的工作步骤,该取消的就应取消。如召开一个全部员工参加的大会,如果能用召开干部会议,分别传达的办法解决,可以不召开大会,就节约了时间。把两个或两个以上的工作或步骤合并起来,就可以获得和取消相同的结果。例如:服务于同一目的的两项工作,在形式上既有相同之处,又有不同之点,就可以将二者合并为一,这样就可节省重复劳动的时间。重新排列就是改变工作步骤的
顺序,按工作内容的客观规律办事,不至于绕圈子,走弯路,当然也就节约了时间。变更就是改变工作方法,用最恰当的方法处理问题,虽然结果相同,但减少了环节,也就节约了时间。取代就是把某种要素换成其它更为合适的要素,例如把用通信联系改为用电话或E-mail联系。由于联系的方法变化了,也可以节约时间。因此,管理者对任何工作,都应该问几个为什么,为什么这个工作需要做?这个工作的关键是什么?应该在什么地方做?什么时候做?谁去做最合适?最好的做法是什么?有了这一连串的思考,就在你的头脑中将工作简化了,因而无形中节约了你的
工作时间。
3.集中使用零碎时间
管理者要善于集中零碎的时间为一个整体,整体的时间比零碎的时间起的作用更大。比如一个职业管理者,员工要求找你谈话,汇报思想,解决实际问题的很多。如果天天有人找你,甚至一天有好几个人找你,就把你的整块时间穿插得零七八碎,什么事也干不成了。在这种情况下,如果设立“经理接待日”,“知识分子工作接待日”,干部群众都在这一天来找你,就使无规律的零碎时间变成了有规律的整体时间,同时也保证了其它的时间成为不受谈话干扰的整体时间,你的工作效率一定会提高。同样,管理者找顾问或下属谈话,也不能今天谈一下,明天
又谈一下,而应该事先通知顾问或下属谈话内容,让其作好充分准备,每次谈话不超过一个半小时,在这一个半小时内,除了极特殊的情况外,一般不接电话,不会见任何人。这样,也把零碎的谈话时间相对集中起来,提高了时间的利用率。
管理者除了集中零碎时间外,对于不能集中的零星时间,也要学会灵活使用。如开会前的15分钟,到医院看病候诊的15分钟等等,都可以利用来看一点书,整理一下工作日程安排表,写一张明信片。一天利用15分钟的零星时间,一年就是11天。如果一天利用两个15分钟,一年就是22天,几乎抵得上一个月的工作日了。阿列斯·伯雷在《怎样度过二十四小时》一书中说:“一天的时间就像大旅行箱一样,只要知道装东西的方法,就可以往里装进两倍之多的物品。开始不要把东西扔到箱子的正中间,而是不留缝隙地往四个角和箱子的边缘填充,最后再向旅行箱的中间填。如果毫无浪费地使用了四个犄角旮旯的时间,你就可以把一天的时间当做两天用了间,你就可以把一天的时间当做两天用了。”他所说的“四个犄角旮旯的时间” 就是指有效地利用零碎时间。
4.利用现代化工具节约时间
随着现代科学技术的发展,我们能够运用现代化的工具节约时间。如一台每秒钟运算1亿次的计算机,1分钟内完成的计算量,相当于100个人用算盘工作几十年的计算量。过去说的:“一天等于二十年”,在许多领域已大大落后现实了。作为现代管理者,必须要学会运用现代科技和工具来节约时间,从而提高工作效率。
正确地使用电话、E-mail,可以节约许多时间。电话瞬间即可缩短与通话者之间的距离,虽然相隔千山万水,也如同近在咫尺,省去了往返长途跋涉的时间,也省去了写信的时间和信件往返所需的时间。如果召开一个有许多子公司管理人员参加的会议,而会议内容又不长,可以
采用“电话会议”的形式,节省了将许多人集中在一起的时间。所以管理者遇事首先要考虑:可不可以用电话或E-mail解决?当然,电话使用不当,也会浪费时间,如没有准备的东拉西扯,过多的客套话,打进来的电话过多过杂,也会干扰你的工作时间。现代管理者要掌握正确使用电话来节约时间的技术。
用录音机、录像机和照相机来节约时间。管理者不可能参加所有的会议,对于一些重要的而本人又不能参加的会议,可采用录音的办法,然后在外出的路上坐在汽车里听,也可以在休息的时候听,节约了参加会议的时间。对一些重要的活动,重大的事件,管理者为了准确掌握情况,可以用录像的办法,使管理者如身临其境。对于一些重要的工程建设,重大的责任事故,如果采用了实况录像,可以使管理者赏罚准确,节省了调查研究的时间。照相机同样可以节约时间,如把一些重要资料拍成照片,节约了抄写的时间;某项工程发生质量问题需要索赔时,用现场若干张照片来说明,可以节约写好几页报告的时间,而且让人一看就明白,又节约了讨论、询问的时间。如果一位把自己的产品都拍成照片随身携带,一张照片就可以说明需要20分钟才能介绍清楚的产品,大大地节约了时间。使用复印机和小型电子计算器节约时间。复印机为我们节约时间提供了理想的现代化工具。对于重要的新书、文件、重要的地图、图形、笔记本、资料等等,复印机都能瞬间为我们复制若干份,而且准确无误,为我们节约了大量抄写的时间,是现代化办公室不可缺少的工具之一。
现代管理者要有准确的数量概念,对任何工作,不仅要有定性的描述,而且要有定量的描述,把定性和定量有机地结合起来。为了定量准确,小型电子计算器可以帮我们的大忙,它计算快,错误少,使用简单,可以为我们节约大量的时间。
有些需要管理者亲自去才能解决的事,管理者必须亲临现场。节约路途所费时间的最好办法是使用现代化交通工具,坐专车,乘飞机等等

(三)控制文件和会议过多地占用时间
1.限制和改善文件处理办法
职业管理者若大部分时间在文山会海中度过,整天泡在文件堆里和会议室中,必然产生官僚主义。所以必须严格控制各种文书和会议过多地占用时间。
经常所说的文件,主要有两种:一是上级下发的文件、指示;二是下级机构的请示、汇报、总结。
管理者应尽量减少发文件,坚决克服专靠文件指挥工作的作风。凡不该发文件的坚决不发,不该送阅的坚决不送,能听口头汇报的不写书
面材料,能用电话的,以电话代替文件。这样就减少了阅读文件的时间。对已经发出或送至管理者手中的文件,也要妥善处理,不要在办公桌上形成一个“文山”。首先要将文件分类,切忌“一锅煮。”可考虑按以下类别分类: 应立即处理的、优先顺序靠后的、有关新情报的、未决定的、以后处理的。应立即处理的,是指紧急信件,马上要行动的事情。对这类文件,管理者必须马上做出决定,任何拖延、犹豫都会给工作带来损失。优先顺序靠后的,是指为某一件事情腾出特定的时间或特定的日子,归纳起来过过目就行了。
有关新情报的,包括信件、备忘录、报告书、小册子、内部信息资料、有关同行业的报刊等等。如果自己一时没有时间阅读时,可以批转给有关职能部门先阅,并注明,要求职能部门看完后再转给自己阅读,并就有关情况提出见解。未决定的,是指暂时先放入保留档案夹中,在采取适当行动之前,一直要放在那里。以后处理的,是指需要进一步努力的,或以后再干的。包括是否是真正重要的工作,还有待进一步研究,或还需要进一步深入分析论证,以及有必要在人、财、物等方面予以较充分的安排的事项。
管理者还应防止文件滞留。凡收到的信件、报告或其它文件,都应从速分类处理。或交办,或阅读,或回信,或存档,总之,不使文件堆放在办公桌或抽屉内。要注意的是,除极特殊的重要事情需反复研究外,一般事情应一次决定。这种处置办法可以省下以后再一次读原信,看文件和再一次思考的时间。要知道,这种“再一次”是吞没时间的“癌症”。
2.限制会议时间
一定形式的会议是管理者沟通信息、统一认识、协调步骤、正确决策、布置工作的必要形式,也是节约时间,提高领导工作效率的重要途径之一。但是,那种“马拉松”式的会议,没有一定中心内容的会议,议而不决的会议,使会议泛滥成灾,使管理者成天泡在会议之中,必然
大大降低领导工作效率。
现代管理者必须明白:一般情况下都要限制会议的时间。第一,不开可开可不开的会。在我们日常工作中,不是什么问题都要开会才能解决的。因此,管理者在开会前一定要问一下自己,这个会真有必要开吗?不开会能不能同样解决问题?会议要达到的目的是什么?可不可以利用非正式的会议来代替正式会议?例如:要和某部门商量某事情时,把许多人都召集到会议室的长桌旁坐下,倒不如管理者自己到部下那里去,不必一一坐下,端茶倒水,当面就可把工作决定下来,不就节约了开会的时间吗?
第二,不开没有准备的会。会议准备包括会议中心议题,要达到的目的,议题涉及的有关部门都要事先征询意见,如涉及支出和拨款问题时,要事先征询财政部门的意见,否则不得将问题提上议事日程。较长的议案、报告或会上要研究的其它问题,应将提纲或全文提前3天或7天左右提交与会者,使他们有阅读和思考的时间。会议主持者要先考虑一下可能的解决对策或可行方案,供大家在会上研究。要限定出席会议的人数。参加会议的除法定人员外,只有与议题有关的人员和部门的代表,与议题无关的人一律不能参加会。
第三,不开“马拉松”式的会。每次开会的时间不能太长。要做到不开长会,就要不开没有明确议题的会和有许多议题的会。没有明确议题的会,往往东拉西扯。有许多议题的会,往往不能展开充分讨论,匆匆作了决定,执行过程中漏洞百出。预先告知与会者会议的限定时间,并在会议室墙壁上挂一个钟来显示会议的“剩余时间”,能使与会者认真对待会议,就可以缩短会议时间。要限定报告人及出席人发言的时间。要求发言力求准确,以便迅速、精干地解决多种党政事务。对于喜欢长篇发言的人,会议主持者应当提醒,这不是群众集会,不需要宣传鼓动,只谈事情本身。开会时应严禁交头接耳。有重要问题可递纸条,以便集中精力思考问题。反对开会迟到,迟到者应被看成同破坏纪律一样是不能容忍的,特别是会议主要负责人或主持者必须提前或按时到会。
第四,不开议而不决的会。每次会议都要议而有决,要经过多次会议才能决定的问题,应明确宣布暂时休会,同时宣布下次会议的进一步要求,提请与会者作好准备,主持会议者最后要对会议作总结。管理者最易犯的毛病,是想在会议上强行通过自通过自己早已想好了的决定,不切实际地希望与会者有着同自己相同的看法,这在客观上是很难办到的。主持会议管理者的水平和艺术在于,虚心听取各种不同意见后,将其中的精华部分吸收到自己的总结中来,同时对其他意见加以必要的肯定或解释。即使完全不采纳的意见,也可肯定在其它问题上的价值。这样就使全体与会者都感到自己的意见受到了重视。最忌讳的是,与会者发表了10条意见,管理者在总结时却发了一通自己或秘书早在几天以前就写好了的第11条意见。这样的会议徒具形式,白白浪费了大家的宝贵时间。
(四)业余时间安排
1.善于安排休息的时间
现代管理者都是大忙人,但是,能不能不分白天黑夜,一天24小时的工作呢?管理者也是人,也有七情六欲;他不是机器人,可以无休止地
工作。要知道疲劳战是不能提高工作效率的。有些人看上去整天忙忙碌碌,却浪费了不少时间,工作效率低,又损害了身体。“磨刀不误砍柴工”,会休息的人也才会工作。休息意味着再生产。我们应当不断地再生产因繁忙的日常工作任务而损失了的东西。
管理者要善于挤时间休息,掌握休息的技术。从早上起床就别陷入紧张的气氛之中,以一种轻松愉快的心情开始自己的一天,这对于一天的工作有很大的影响。“眼睛一睁,忙到熄灯”是不可取的。为了得到轻松愉快的心情,可以采用多种办法,如用10分钟来照顾你心爱的小鸟、金鱼,或各种盆栽花卉;在公园、林荫道散步,打太极拳等等,都可以使自己的心情焕然一新。繁忙的工作之中,也要挤出时间来休息,哪怕几分钟也是好的,它可以起到情绪转换的效果。如上午和下午各腾出15分钟到外面走一走,作一套广播体操,或打一会儿乒乓球、羽毛球,紧张的大脑立刻会放松下来,会重新使精力充沛,提高工作效率。对那些一坐下来就不动的人来说,作一些简单的运动也能起到休息一下,转换情绪的作用。如使劲伸开双臂深呼吸;靠在椅背上,充分舒展身体;打电话或接电话时把胳膊尽量伸出去等等,都有解除疲劳的作用。
中午的午休时间切莫放过。午饭后半个小时的午睡抵得上晚上二三个小时的睡眠。打瞌睡也是休息转换情绪的特效方法,古往今来,有许多做出了杰出成绩的人往往是打瞌睡的能手。因为,体力紧张会消耗能量,而休息则会恢复能量。日理万机的现代管理者应该学会休息的技术。
2.安排业余文体活动的时间
管理者每天工作在8小时以上,有的甚至达10多小时,精疲力竭,头脑昏昏。长期下去,体质下降,百病丛生;或者未老先衰,白发苍苍。没有一个健康体魄的管理者是不能专心工作的。管理者工作再忙,也应根据自己的爱好和特长,适当开展一些文娱体育活动。管理者在下午五时半以后要安排30-50分钟的文娱体育活动,让大脑和身体的各个部分充分放松,恢复精力和体力,以便明天继续工作。人工作时的精神状态与蓄电池的工作原理一样,不停地长时间使用的方法,较之间歇使用同样长的时间的方法来,蓄电池的输出功率要小得多,寿命要短得多。对于工作时的精神来说,也要不断地改变输出和输入。任何人都必须了解自己的内在节奏和可以持续努力的时间。应该明确,适当文体活动决不是浪费时间,在一定意义上说,是我们工作的一部分。
3.安排丰富的家庭生活时间
家庭始终是社会的基本组织。任何社会的人都离不开家庭。家庭对人类生活和社会发展所起的作用是巨大的、多方面的。家庭生活的好坏
,直接影响着管理者的工作和思想。因此,管理者也应合理安排好家庭生活的时间。
一方面,管理者不能因为工作忙而不顾家,或者把家务事全部推在不承担领导工作的妻子或丈夫身上。新型的家庭关系中夫妻是平等的,不存在谁领导谁的关系,而且抚养和教育子女更是父母双方应尽的社会义务,也是我们工作的一部分,切不可忽视。
另一方面,管理者也不能陷于小家庭的温暖而不能自拔,从而影响本职工作。管理者一定要从家务事中超脱出来,决不能让家务活支配你的时
间,而应由你去支配家务活。在现代家庭中,一般夫妻长年共同工作,家中还有一二个孩子。下班后的时间毫无疑问是紧张的。但是,经过一天紧张的工作后,不能让家庭生活也被时间紧紧追赶着,必须使我们的整个工作有节奏,互相协调。“一张一弛,文武之道”。家庭生活应使人身体放松,精神愉快。为此,家庭生活也要制定一个具有自主性的大致计划。例如,定下做清洁卫生的时间,洗衣服的时间,外出散步或串门的时间,看电视或电影的时间,上街买用品的时间,个人自由支配的时间等等,并在这种生活节奏的基础上制定一周或一月的生活节奏,就
会使家庭生活丰富多彩,起到情绪转换的作用,这对管理者的领导工作是大有帮助的。
四、提高时效的途径
(一)时间检测七十二招
时间检测,是时间管理和运筹中的重要方法,它可以帮助我们发现在时间利用中有何不足,以寻求提高时效的途径。
不善于支配时间的人,经常都感到时间不够用。这一句话具有相当的真实性。但是,怎么样才能善用时间呢?这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了72道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的“有效的时间管理准则”,至于它们的反面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行径。希望职业管理者至少每隔6个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改造。
(1)你的时间充裕吗?
如果是无所事事,时间“很多”,那么应该检查一下是不是该做的事尚未抓紧,还是任务太少。
如果是忙得不亦乐乎,时间“太少”,那么也应该看一看是不是做了不该自己做的事,还是把目标定得过高?
(2)你有一个时间表吗?
你的长远目标是什么?近期目标是什么?你是否把工作当作目的?你手头的工作是否有轻、重、缓、急之分?
(3)对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念?
(4)在一个工作天开始之前,我是否已编妥该工作天之工作次序?
(5)我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据?
(6)我是否把注意力集中于目标而非集中于程序,又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?
(7)我是否在富于效率的时间内做重要的事?
(8)我今天曾否为达成远程、中程或近程目标做过某些事?
(9)我是否每天都保留少量的时间计划,并思考与我的工作有关的问题?
(10)我是否善用上下班的时间?
(11)我是否故意减少中餐的食量,以免在下午打瞌睡?
(12)我是否对自己的作息时间做松弛的安排,以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件?
(13)我是否尽量将工作授权他人处理?
(14)我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理?
(15)我是否根据“权责相称”之原则从事授权?
(16)我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”?(1)你的时间充裕吗?
如果是无所事事,时间“很多”,那么应该检查一下是不是该做的事尚未抓紧,还是任务太少。
如果是忙得不亦乐乎,时间“太少”,那么也应该看一看是不是做了不该自己做的事,还是把目标定得过高?
(2)你有一个时间表吗?
你的长远目标是什么?近期目标是什么?你是否把工作当作目的?你手头的工作是否有轻、重、缓、急之分?
(3)对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念?
(4)在一个工作天开始之前,我是否已编妥该工作天之工作次序?
(5)我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据?
(6)我是否把注意力集中于目标而非集中于程序,又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?
(7)我是否在富于效率的时间内做重要的事?
(8)我今天曾否为达成远程、中程或近程目标做过某些事?
(9)我是否每天都保留少量的时间计划,并思考与我的工作有关的问题?
(10)我是否善用上下班的时间?
(11)我是否故意减少中餐的食量,以免在下午打瞌睡?
(12)我是否对自己的作息时间做松弛的安排,以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件?
(13)我是否尽量将工作授权他人处理?
(14)我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理?
(15)我是否根据“权责相称”之原则从事授权?
(16)我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”?
(17)我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握,而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈?
(18)我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间?
(19)当我有所选择时,我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情,而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通?
(20)除了在例外情况下,我是否尝试在下班后把工作置之不理?
(21)倘若有需要加班,而且可自由选择加班时间,我是否宁可提早上班而不延迟下班?
(22)我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策?
(23)我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定?
(24)对于循环性的危机,我是否经常保持警觉,并采取遏止之行动?
(25)我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限?
(26)最近我曾否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动?
(27)我是否在口袋中或手提包中,携带一些物件,以便在空余时间(如在排队时,在等候室中、在火车上,或在飞机上)取出处理?
(28)当我面对许多需要解决的问题时,我是否应用(80/20原理)(即指只掌握20%的重要问题,而不受80%的不重要的问题所羁绊)以对付之?
(29)我是否真正能够控制自己的时间?我的行动是否取决于自己,非取决于环境,或他人之优先次序?
(30)我是否试图对每一种文件只作一次的处理?
(31)我是否积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等)之持续妨碍我每天的工作?
(32)我是否尝试面对现实,思考现在需要做的事情,而非缅怀过去之成败或耽心未来之一切?
(33)我是否将时间的货币价值铭记于心中?
(34)我是否腾出一些时间为部属提供训练?
(35)我是否尽量将电话集中在一起?在打电话之前是否先备妥有关的资料?
(36)我是否拥有一套处置各色各类文件的系统?
(37)我是否有时采取“门户封闭”政策以免工作受到他人之干扰?
(38)在一天工作完了时我是否自问:那些工作无法按原定计划进行?无法按原定计划进行的原因何在?以后如何补救?
(39)在我筹备会议之前,我是否先探寻取代会议的各种可行途径?
(40)开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能?
(41)我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈各种时间陷阱?
(42)你工作效率最高是何时?
你是否了解自己在一个月中精神最好的是哪几天?在一天中效率最高的是什么时候?不论谁,不可能任何时候都处于高效状态,对此你是否有所了解?
(43)你分析过自己的时效吗?
什么是时效?你认为怎样工作或干什么工作才会取得高效?在这方面你有些什么好的做法?
(44)你认为只要工作就有价值吗?
“工作”和“有价值的工作”是不是一回事?你是否认为只要有“工作活动”就会产生“工作效果”?果真如此的话,那么,空忙、瞎忙等辞,指的是什么呢?
(45)有效率是不是等于有效益?
你认为“效率”和“效益”是不是等同的?你是否注意到,如果工作的目标错了,效率越高,损失越大,劳而无益。那么,如何花费自己的时间最有益?其衡量标准是什么?如果你不能回答,应该鉴定一下自己的时间消耗的价值何在,其结果将会使你吃惊!
(46)你对自己的工作兴趣多大?
你是否考虑过,你所从事的工作是否适合你的特长?在工作的时候你的精神状态怎样?你最喜欢干的是什么?你最适合干的又是什么?二者一致吗?
(47)你工作中有何习惯?
你知道你的习惯是什么?这些习惯于工作是否有利?你曾经和自己工作中的陈规陋习作过斗争吗?
(48)你的每一项工作都有时限吗?
你的每一项工作如果都有时限的话,是组织或旁人要求的还是自己规定的?你是否都能够按时完成?原因是什么?
(49)当手头工作很多时你是如何对待的?
当你手头工作很多时,你怎样排定工作的先后顺序?你的排序原则是什么?或者你根本就不需要排序。
(50)面对纷繁的工作你怎么办?
如果你已在事业上步入坦途,往往有纷繁而头绪众多的工作向你蜂拥而来,你怎么办呢?是来者不拒,还是择善而从?是提纲挈领,还是眉毛胡子一把抓?道家所谓的“无为而无不为”、“无不为而无为”,对我们有点什么启示?
(51)你如何对待工作?
一事当前,你是“今日事今日毕”,还是“慢慢来不着急”?你是有事就去干,还是迫不得已才去干?你是“依葫芦画瓢”?还是总想尝试用点新办法去干?你感到自己的工作已经干得够多了,还是并不满足,总想再多干点?你喜欢单独干,还是喜欢合伙干,你只愿干分内之事,还是也愿干分外之事?这些问题的答案,会告诉你在时间运筹上的一些关键所在。
(52)你在为何时工作?
你是为“昨天”工作,为“今天”工作,还是为“明天”工作?你认为“亡羊补牢”是“犹未为晚”还是“为时已晚”?你喜欢让别人来催促呢还是讲究十分准时?你对现状是赏心悦目呢还是永不满足?“昨天”已经过去,“今天”十分短暂,“明天”尚未到来,你认为这话对吗?
(53)你的工作时间如何度过?
你在8小时以内是全力以赴还是无精打采?是感到时间过得太快,还是感到度日如年?是一心一意干好手边的事,还是为下一件事而焦躁不安?如果你对工作不感兴趣的话,是尽早变换工作呢还是想法让工作充满魅力?对此,你是否束手无策?
(54)你有第二职业吗?
你对自己从事的职业是否满意?在业余时间还喜欢继续搞本专业,还是喜欢另一种职业?或者是在业余时间无所谓本专业还是第二职业,完全用于消闲。
(55)你认为成功之路何在?
有的人感叹自己一事无成,归因于生不逢时,或归因于时运不济,甚至归因于父母没有留给自己权力和资本。对此,你有否同感?我们应该提出这样的问题:一个人的成功是靠天才还是靠勤奋?是靠机遇还是靠平时的准备?是靠手中握有资本还是靠紧紧把握时间?
(56)你如何利用某些等待时间?
当你在就医、理发、沐浴、候车等需要排队等待的时间里,你做些什么?是闭目养神?是与人聊天?或是带着书刊去看?你在旅途中是否还安排点什么事做?
(57)你习惯于借助社会服务吗?
你在社会交往中是否经常利用电话和通信?在缝衣服、补鞋子,买煤、购书等事务中,你觉得是自己办好还是请人办好?
(58)你有业余爱好吗?
你对书法、绘画、摄影、音乐、舞蹈、体育、弈棋、打牌、种花等活动是否感兴趣?是偶尔参加呢还是乐此不疲?这中间有否你的特殊偏好?你有否无事消闲的时候?
(59)为什么说“机会只垂青有准备的人”?(53)你的工作时间如何度过?
你在8小时以内是全力以赴还是无精打采?是感到时间过得太快,还是感到度日如年?是一心一意干好手边的事,还是为下一件事而焦躁不安?如果你对工作不感兴趣的话,是尽早变换工作呢还是想法让工作充满魅力?对此,你是否束手无策?
(54)你有第二职业吗?
你对自己从事的职业是否满意?在业余时间还喜欢继续搞本专业,还是喜欢另一种职业?或者是在业余时间无所谓本专业还是第二职业,完全用于消闲。
(55)你认为成功之路何在?
有的人感叹自己一事无成,归因于生不逢时,或归因于时运不济,甚至归因于父母没有留给自己权力和资本。对此,你有否同感?我们应该提出这样的问题:一个人的成功是靠天才还是靠勤奋?是靠机遇还是靠平时的准备?是靠手中握有资本还是靠紧紧把握时间?
(56)你如何利用某些等待时间?
当你在就医、理发、沐浴、候车等需要排队等待的时间里,你做些什么?是闭目养神?是与人聊天?或是带着书刊去看?你在旅途中是否还安排点什么事做?
(57)你习惯于借助社会服务吗?
你在社会交往中是否经常利用电话和通信?在缝衣服、补鞋子,买煤、购书等事务中,你觉得是自己办好还是请人办好?
(58)你有业余爱好吗?
你对书法、绘画、摄影、音乐、舞蹈、体育、弈棋、打牌、种花等活动是否感兴趣?是偶尔参加呢还是乐此不疲?这中间有否你的特殊偏好?你有否无事消闲的时候?
(59)为什么说“机会只垂青有准备的人”?
我们每个人都有机遇吗?你的机会在哪里?何时是你的最佳时机?
(60)你的时间陷阱何在?
你有没有时间陷阱,如果有的话,它在何处?你想过怎样去防止跌入陷阱吗?
(61)你怎样对待家务?
你的家务占据了多少业余时间?你怎样处理家务活?家务时间与工作时间、休息时间有何关系?
(62)你的时间分配怎样?
如果你在一段时间内集中的事情很多,甚至有的事也被拖延了下来,而在另一段时间内又比较空闲,那么你是否考虑到时间计划?
(63)你用于应酬的时间有多少?
送往、迎来,陪宴、陪会等等,如果已占据了你一定的时间,你是否分析过,这些场合都非你去不可吗?有否礼节性或惯例性的邀请?有否对你单位而发而并非一定要你亲临?有些应酬你是否想到谢绝或由其他人去也很适宜?
(64)你支配时间的原则是什么?
每个人在支配自己的时间上,都是有原则的。只不过有的人意识到这一点,有的人并未意识到这一点。你意识到这点了吗?对待工作,你的选择原则是兴趣第一还是效果第一?对待娱乐呢?
(65)你敢于拒绝旁人的请求吗?
在日常生活和工作中,旁人向我们提出请求,我们应该尽可能地予以满足,这是助人为乐的美德。但是,你是否会走向有求必应而导致承诺过多?你是否想到时间是有限的呢?
(66)你认为在何时最快活?
快活是人们所向往的,但如何才会获得快乐,人们却不一定清楚。不少疲于奔命的人常常感叹:如果有时间休息,或者是工作轻松一些,一定是最快活的。其实不然,社会学家约得森·兰特斯的统计和研究表明,大部分人在时间难以排遣、百无聊赖的时候只会感到烦恼和不快。而时间排得满满的人,会感到生活很充实,倒往往是最快活的人。你对此有何见解?
(67)你是否把延长工作时间作为完成任务的好办法?
事业心强的人,大多数工作时间都很长,他们认为工作上多花时间,工作成绩就越大。工作时间与工作成绩能否如此简单地划等号?随便延长工作时间是增加工作成绩还是削弱工作效率?你是否想过,靠超时工作会养成拖沓的习惯,会降低工作效率,还会为自己的低效劳动找到遁词。
(68)你的精力过人吗?
“精力过人”常常是人们对那些精神饱满、高效工作的人赞誉之词,这样的人似乎蕴藏着用不完的力气,永不疲倦,堪称超人。你是这样的人
吗?你认为确有这样的人吗?其实,正如世界上尚无人可以发明永动机一样,不可能有精力无限的人,有所可能的只是能巧妙运筹时间而已。请不要幻想自己做超人,弦绷过了头是要断的,靠拼体力并非长久之计。
(69)你有没有清点时间的习惯?
一个仓库管理员,为了做到心中有数,需要经常清点库存。我们要上街购物,也需要清点一下自己的钱包,才知道可以买些什么。每一个人都是时间的拥有者,也是时间的消费者,我们是否经常清点自己的时间?孔老夫子说:“吾日三省吾身”,我们呢,每一天都清点一下自己的时间没有?对自己的时间如何度过,打算在何处,是否心中有数?
(70)你每次都能按时完成计划吗?
如果我们的工作、学习和休息时间都是有计划的话,我们每次都能按时完成或是提前完成吗?如果是的话,有何诀窍?如果不是的话,又有何原因?过早地完成计划,会不会无所事事地等待?过迟地完成计划,会不会将后面的事一再延期?不论等待还是延期,它们有何利弊?
(71)你有速效之法吗?
现代社会是加速度发展的时代,快速化已成为各行各业的追求,面对这一时间挑战,你有自己的一些速效之法吗?比如速读、速写、速记等,不论是学来的还是自创的,你总应该掌握几手追求快速的本领,这样你将受益匪浅。你有多少时间?
这个问题似乎很简单。你一天有多少时间?一月有多少时间?一年有多少时间?或者更长一些,你的一生有多少时间?这个问题似乎谁都想过,又似乎谁都没有认真地作出回答。谁都知道,按钟表计时,一天是24小时,按工作制度,一天是8小时,你安排自己的时间是按何者计算?那么,一个月或一年的时间有多少,你算过吗?又如何安排呢?
(72)你的事业是伟大还是平凡?
你追求的是伟大的事业还是安心于平凡的工作?谁都知道,伟大的事业需要长期奋斗,而且不是随处可见和垂手可得;平凡的工作俯拾皆是,时
时在你手边,完成也较容易。你怎样对待这二者呢?你信奉伟大的事业的失败胜于平凡工作的成功之说吗?如果让你选择,你是做失败的英雄呢,还是当成功的小卒?你是否想过,求大胜而一败涂地不如积小胜而终致成功的道理。
(二)找到浪费时间的症结所在
即使那些最忙、备受时间压力的人也会浪费许多时间。他们并非故意如此,多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式,其中有很多陋习,随时在吞噬着你的时间:你的办公桌缺乏条理,要找一份文件就花费了数分钟;你和一位同事不期而遇,扯了许多无聊的费话;你把三分之一的时间用于各种会议,但有些会议却没有什么价值;你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断,磨磨蹭蹭,拖延了很久;你要约会一位重要人物,但对方不守时让你白等了20分钟;正专注于某项工作被突然来访者打断,再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟,或者,你花费很多时间去处理琐事……
如果你正存在这类问题,而你又希望提高工作效率,那么,不要让懒于改变现状的惰性控制你,立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作方法的模式,就可以在相当长的时间里利用它,只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。
为了更客观地了解现状,首先要对你的工作方式、使用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息,把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录,你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格,调查起来就十分简便了。不要把时间调查表放在最方便拿到的地方,随时记录,如果把一天积累的所有事项再回忆起来,就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情,以便于寻找工作的规律性,为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容力求客观准确,分析这些问题才
更有价值。随着你对工作情况的了解,你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计,看你在处理问题、进行工作上面使用了百分之几的时间;在不太重要的工作上花费了多少时间;用于会议的时间有多少,你又用了多少时间在会议的计划和准备上了;每天处理信件花多少时间;而处理必不可少的必办信件又花多少时间;在部下委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸,而报纸内容又与工作无关?你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议?你是否喜欢跟别人聊天,说些没有必要的话而浪费了彼
此的工作时间?你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理?如果是这样,你就要好好研究以下的诸条建议,并把这些建议用到你的工作中去,改掉原来的坏习惯,培养良好的工作模式,并且从现在就开始做起。
(三)养成良好的生活方式
从前,你会认为浪费你时间的敌人是来访者的打扰,是突然响起的电话,是没完没了的会议。现在,你也许觉得浪费你时间的原因在于自己,而不是外界的什么因素。管理时间,就要从这些“小事”做起:你一天的例行工作,很可能必须集中在办公室的一张办公桌,或者工作场所的某一个定点来完成,如果能把办公环境布置得高度适合你的需要,就会为你的工作提高相当的效率。清理办公桌。一张杂乱无章的办公桌不仅有碍观瞻,而且会降低工作效率。你很可能不断地将重要文件、通信记录、工作计划放错地方,浪费许多时间寻找。“优先管理系统”的负责人斯坦波估计,上班族一个星期花36小时在办公桌上,其中3个小时是在找东西。更为严重的是,由于桌面太乱,最重要的资料或工作就会被忽视、遗忘。你需要准备足够的抽屉,以减少桌面的凌乱,把桌面有限的空间,留给马上就处理的急需事务。《时间的力量》的作者查理·霍伯特建议以ABC方式整理文件。把办公桌划分成三个区域:A区是随时伸手可及的,放置必须立刻加以处理的文件,B区专放不常用的东西或可以慢慢处理的文件,C区更次之。把文件分类放置,永远不要把最重要的东西放在最底下。以最果断、迅速的方式处理到手的邮件、传真及其他文件,充分利用废纸篓,认为无用的东西立即丢掉。
办公桌、椅的摆放。许多经理喜欢把自己的办公桌摆在面向外的地方,如此可以纵观全场,居高临下。但是,这样就会被任何一位走过的工作同仁分散注意力。你不妨稍稍改变一下办公桌的角度,以便工作时不分心。人们十分讲究轿车里的坐椅。却忽视了一天要坐上8个小时的办公椅,如果条件许可,你不妨置一把可调节的椅子,让自己以最舒适的姿态工作,以消除伏案工作的疲劳。如果你不喜欢和别人闲聊,就把办公室里任何可能引起聊天话题的饰物拿走,但如果你想给别人留下亲切、平和的印像,最好保留一幅油画或盆栽,完全由你自己的喜好选择。但不能过分地装饰办公室,毕竟,太过舒服的环境会令人涣散。
(四)放弃枝节,做真正重要的事这是时间管理的一条最重要的原则。
做任何一件事之前,都需先衡量一下价值,由此分配以相应的时间。意大利经济学家佩雷特发明了“20%-80%原理”,他认为,在任何一件东西中,最重要的部分约为20%。其余 80%尽管是多数,却是次要的。
当你面对一大堆纷繁复杂的工作时,难免会泄气,如果你运用20%-80%原理,从中找出两三项最重要的,各分配时间集中精力完成。那么,就在你选择的两三项事情完成后,你将获得成功。现代生活方式给人太多选择的机会,你去商店买一双鞋,各种颜色、样式、品牌的鞋子足让你眼花缭乱、犹豫半天。如果你认为此事意义不大,就果断地随便拿一双,在枝节上过多地选择实在浪费时间。工作中更是如此。“忙”的真正原因是你做了太多不必做的事情。放弃枝节,能赢回很多时间和精力,你不再疲于奔命,而是更游刃有余地去完成那些真正重要的事情。
(五)权力下放
一个经理成功与否,应该以他可以让部下做什么事情为衡量标准。“自己动手才是完成工作的最佳手段”的确是需要改变的观念,因为事实绝非总是如此。虽然自己动手不必命令别人、监督别人工作,也不必验收以保证该工作完成的质量,但是事必躬亲会让你总在忙碌,没有休止,你虽然自以为万能,但任何人的能力都有限,你可能因为缺乏完成一项工作所必需的时间、训练和工具而被困在其中;凡事都要自己动手也影响你的业绩,什么都要插手,结果就会一事无成,还会引起下属的抱怨。权力下放,一方面节省时间,可以集中精力做更重要、更符合自己职权、更能发挥自己优势的事情。另一方面,也训练了你的部下,提高了他们的工作效率。有一部分工作是必须由你自己来做的,但是更多的事情可以交给秘书、助理及属下去完成。比如:在自己决定目标、方针、计划等事项之前的准备工作;日常业务,或琐碎的工作、辅助性的工作;别人来干可以干得更快更好的工作;自己不出席,别人出席也完全可以代理的会议;为了自己能再承担另一部分工作、自己原来的一部分工作……你可以依据较为一般的标准,即:这件工作是关系到方针大计,还是属于经常性的日常业务?部下有与此相应的能力来承担、完成这项工作吗?从其重要性来讲,是否从这件事上匀出时间去做另一件事更有收益?经常向自己提问。授权时一定要向对方讲清楚他所承担责任的程序和授权的范围,以避免他们不但没有多干,反而以此为借口减少其他工作,事实上干得太少了。
除了权力下放,还要切记,不要随便接受别人推给你的工作,不要越职。如果你接受所有找上门来的问题,你的生活就会陷入混乱,你要花很多精力和时间处理这些问题。对此,时间管理专家多有建议:“不要当好支使的男人”,“别接烫手的山芋”,避免接手他人应尽职责的事
情,学会说“不”。
(六)避免拖泥带水
任何工作都不可避免要和人打交道,作为经理,更是需要处理来上上下下、方方面面的各种人际关系。依照传统的习惯,一见面少不了要寒暄、客套,在谈及正事之前要来个“引子”抛砖引玉,分手之时要送一送,否则便显得没有礼貌,待人冷淡,不好相处。但是这种做法吞噬了大量的时间,令人痛心。其实这种表示友好的做法大可以简化,甚至完全省略,而又不失礼节。你可以微笑着,直接切人正题,既顾及了“面子”,又给人留下友好、干练、不拖泥带水的印象,在以后的交往中对方也会以同样干脆的态度回报你。缩短访客逗留的时间有这样一些技
巧:保持公事公办的态度;以“我能为你做些什么?”这样的问题引出客人来访的目的;不要以茶点或咖啡款待不期而至的访客;如果你觉得问题已经谈清楚,对方再留下来纯属浪费时间,你可以及时站起来,或者说“谢谢你来看我”这类有暗示意味的话。如果你要找别人谈论工作,最好到对方的办公室去,而不是让他来见你,因为在对方办公室,你可以随时撤离,保持主动性。
电话是帮助我们节约时间、提高效率的有力帮手。但是如果使用不当,也会成为偷你时间的窃贼。不是必需的电话一定免打。如果要打,开场白要简短,比如:“我给你打电话是因为……”接到别人打给你的电话,可以说:“很高兴接到你的电话,有什么事情要帮忙吗?”要结束电话,你可以说:“我马上要开一个会,下次什么时间再联系?”等等。为了不遗漏电话中重要的信息,你可以边打电话,边在纸上做下简短记录。你实在讨厌在电话里聊天的话,具有留言功能的电话加上一部传真机就可以解决问题。
(七)做时间的主人
管理时间的困难之处在于,你的时间并非完全属于自己支配,别人浪费你的时间几乎成了不可遗免的事情。你本来和对方约好只谈半个小时,结果他却罗唆起来没完,怎么办?告诉他:“我们说好只谈半个小时,我只按半个小时来安排的,对不起,下面还有一个人等着要见我。”如果你准备用半个小时完成的一次会谈。只用了15分钟就完成了,你也千万不要用无谓的废话来浪费掉这15分钟,派点别的用场。最令人烦恼的是,约好7点见面,对方却到7点20才露面。人们都希望尽可能在有限的时间里做更多的事,能力不够的时候就造成拖延。如果对方是个忙人,约会时一定给他留下余地,假如对方建议7点见面,你可以告诉他:“你先忙完你的事情,再说,路上可能堵车,咱们7点30见吧?”这种情况下,对方一般不好意思再迟到。节约约会时间的一个诀窍就是让对方明白你很忙。美国法学家麦考梅克的做法也许会给你一点启示:他跟人约时间不以整点,而总是奇怪的9点25分或者差10分10点。这种怪异的时间会给人留下印象,并提醒你,他太忙,忙到不能以半点为单位使用时间。一个分秒必争的人,别人怎么好浪费他的时间呢?
(八)时间管理中的谬误
管理学家通过时各种不同的时间概念及其对管理影响的研究,收集到许多与时间和管理效能有关的无稽之谈,现介绍如下:
1.关于缺乏时间的谬误
没人有足够的时间,然而每个人都拥有自己的全部时间。这句看来自相矛盾的话使管理人员不得不承认自己拥有所有的时间——不会再多
了。所以说,问题不在于时间本身,而在于我们如何利用自己所拥有的有限资源。缺乏时间这个错误的概念通常是由一些错误的管理方法造成的。比如总想设法用过少的时间做过多的事情,不善处理那些分散精力的事情,确定或接受不切实际的时间预算,不按轻重缓急的顺序处理工作事项等。
2.关于时间与我们作对的谬误
总是不能按时完成工作的职业管理者为缺乏时间而感到苦恼,他们处处忙于救急,然而次次错过最后时限,因此总是把时间看成是自己的敌人。然而在很多方面,最坏的敌人恰恰是我们自己。当我们学会合理分配时间的时候,时间才会站在我们这一边。
3.关于效率的谬误
效率往往被误作效能。然而我们知道,高效率地执行错误的任务,或者把正确的任务放在错误的时间执行,都可能会使工作高度无效。效能,可以被概述为正确地做正确的事;就是使效果尽可能完善,即花费最少的资源,包括时间,取得最佳的效果。
4.关于活动的谬误
管理人员在评价下级的工作时,极易把活动与效果混淆起来。不可靠的工作人员其工作精力与他对工作方向的认识和对工作效果的把握往往成反比。在巴黎的一次讨论会上,一位法国管理人员使大家想起了法兰西骑兵的一句格言:“不要迟疑,只管向前冲。”但有时候,即使既定目标是清楚的,管理人员也会时常醉心于那些成功的活动而忘记了他们的工作目标。最初的活动是要达到预定的目标,最后的活动却把活动本身变成了目标。在这种情况下,当这类职业管理者决定委派另一项重要任务时,最终的嘲弄就会出现。他没有再给疲惫不堪的下属分派任务,而把任务又加给了他的最善于利用时间的助手,因为这位助手已圆满完成了头一项任务。结果,他奖赏了最无能的下属,而处罚了他的组织中
最有成效的成员。
5.关于授权的谬误
有效的授权最终节省时间,但是在授权的最初阶段要花费时间,以制订授权计划,选择和培训能够胜任此项工作的人员,提出要求和希望,指导和商讨如何改进工作,让他们参与管理集团中对其工作有影响的决策,衡量和奖罚完成的结果。所以,授权首先需要时间,只有在有效地完成授权之后才能最终节省时间。躲避烦恼与责任决不是一个节省时间的办法。这无异于“弃权”。不管谁来做这些工作,最终的责任永远地和不可避免地要落在最高职业管理者的头上。
6.关于决策层次的谬误
有一种看法,认为得到较多报酬的人必然做出较恰当的决策。因此,高层管理人员做出的决策越多,整个组织的景况就越好。然而,决策层次管理原则认为,应当在能够做出准确判断和便于获取有关事实的尽可能低的管理层次做出决策。一个明显的事实可以证明这条原则,即层次越高,做出决策所付出的代价越大;层次越低,做出的决策越接近所涉及的环境。管理人员最常犯的一个毛病是喜欢继续做提升前职位上做过的同类决策。
7.关于推迟决策的谬误
在需要决策的时候,很多管理人员本能地推迟或拖延做出最后的决策,以避免承担随之而来的义务。这种综合病症被经验丰富的观察家称为“分析麻痹症”。通常,一个困难的决策被推迟的时间愈长,做出决策就变得愈加困难。而且,每次推迟决策还减少了对可能出现的偏差采取纠正措施的时间。“需要更多的事实”常常管理人员推迟决策的借口。然而,如果我们知道注80%的决策结果中,起决定作用的事实往往只占全部事实的20%,我们就会明显地看出“等待全部事实完备”这一借口的荒谬性。
8.关于高级管理人员工作负担过重的谬误
很多高级管理人员不仅存在着错误的全能概念,还存在着错误的缺我不可概念。他们断定,单位一旦失去他们的关心,就无法存在下去。于是他们放弃休假,终日忙碌以至周末都不休息。可是他们却感到奇怪,为什么自己得不到更多的感激。他们不让别人做出决策,结果使自己的办公桌堆满了文件;他们全神贯注于工作的枝节问题,结果使办公桌上更加乱七八糟;他们奉行至善主义,结果使很多不现实的要求摆在自己和工作人员面前;他们未能有效地授权,结果迫使每个人前来找他们解决各种最细小的问题。
9.关于辛苦工作的谬误
获得的最后结果与付出的成桶汗水往往不成比例,管理人员极易把流汗与成就混淆起来。时间管理的计划原则指出,在制定有效的计划时花费1小时,在执行时就会节省3到4小时,而且确保取得更好的效果。活动型管理人员喜欢行动而不愿意思考,总是不顾一切地避免制定计划。如果他们在未着手之前把工作通盘考虑一下,他们将会干得更好些。虽然最初制定计划时花费了时间,然而正是依靠投入的那些时间才可以节省更多的时间,并收到更好的效果。由于把汗水混同于效果,”辛苦的工作者”最终还是用最辛苦而又最无效的方式去完成他的工作。治疗辛苦工作综合症的药方是:工作中多点精明,少点辛苦
10.关于全能的谬误
很多管理人员深信,自己亲自动手会把事情做得更快更好。他们以为,这样做不仅节省了告诉别人工作要求的时间以及最后检查工作以便发现偏差的时间,而且可以完全按照自己预想的方式第一遍就正确地做好工作。这个推理的谬误在于,由于拒绝将工作授权于别人,而花费时间去经历自己本来知道怎样才能做好的事,所以再次遇到这些工作时,准保这位职业管理者没有任何选择,只能再次亲自动手。例如,多数企业家往往沾沾自喜于他们在最初阶段获得的成功,从而对自己产生了全能的错觉。他们似乎非常愿意断定,他们的成功是由于自己的行动,尽管并非如此。由于他们断定别人不能像自己那样把事情做好,便坚持做很多本应授权别人去做的事,以致他们没有时间去进行管理。
11.关于“开门办公”的谬误
最初鼓励“参与管理”的时候,它的支持者当然会提出,下属在需要的时候能见到上司是一个重要的因素。为了保证这一点,他们建议,职业管理者办公室的门应被所有需要得到帮助的下属认为是“开放的”。他们不是指任何时候都敞开大门,而是指在需要的时候让需要得到帮助的下属能够进来。令人遗憾的是,“开门办公”已经被理解为始终敞开大门。然而作为一个职业管理者,一直处于别人可以随时见面的状态将会使成功失去保障。恰恰相反,随时可以见面的职业管理者发现,这样做使自己无法完成工作,也无法考虑自己的目标和优先次序,更无法集中精力去处理办公桌上堆放的文件。他成为走廊漫游者捕捉的对象。这些人打断了他的工作,也不知道要在他的办公室里呆多长时间。除了大公司的高级管理人员,敞开大门就意味着对路过而前来问候或因其他缘故顺便来访的每一个人发出邀请。各种实验已经表明,一个人很难做到在朋友或同事所敞开的大门前经过而不进去打个招呼。既然管理人员普遍有社会交往的本能和寻求新闻的好奇心,有掌握情报的渴望和唯恐冒犯的担心,那么“开门办公”只能被视为对有效管理的不易察觉的威胁。有效的管理人员几乎齐声谴责“开门办公”。他们一致认为必须有计划
地会客,以便不被干扰而能够集中精力工作。当然,这可以通过“闭门谢客”、秘书的回绝、隐蔽的办公地点或者干脆在家里呆几个小时等方法来实现。
12.关于节省时间的谬误
倘若我们没有任何选择,只能以预走速率花费时间,时间如何节省呢?严格地说这是做不到的。没有人能够使自己不花费时间,也没有人能够使自己以不同的速率花费时间。虽然如此,还是有许多管理人员经常谈论节省时间的问题——往往是造成最终花费更多时间的一些不明智的管理办法。为了满足另一个最后时限而缩短一次重要的会谈,可能会留下一个悬而未决的问题,这个问题会逐渐恶化以致在后来的危机中爆发 。没有关键事实而加速决策,往往使问题返回来折磨草率的决策者。没有透彻分析可供选择的方案就仓促发起行动,最后就会发现这样做使自己走上了一条最不称心的道路——浪费了大量的时间、精力和资金。一位哲人问道:“如果你没有时间正确地做事,那么你会有时间把事情做完吗?”
13.关于光阴似箭的谬误
我们说过时间永不回头,也听说过在特殊时刻时间停顿了。不管怎么说,多数人认为光阴似箭。时间是最易消失的资源,它瞬息即逝,却无人知晓它的去向及消失的原因。它如同我们的幻想那样短暂……那样虚无缥缈、无踪无影……那样毫不通融、冷酷无情;我们谈论最多的题目除了天气就是时间,然而我们却很少能理解它;我们指责它吝啬、短暂、抱有敌意,使我们每次看表都面对最后时限。可是,善于组织的人们却把它视为朋友。我们未曾有过足够的时间,别人的时间却总是充裕的。我们说时间结束了,可是它却没有离开任何地方。即使我们不存在了,时间也依然存在。它永恒地、无始无终地存在着。时间以固定的速率运动,是宇宙中的几个永恒现象之一。我们每个人的时间也以同样的速度流逝。所谓光阴似箭是指我们正在似乎飞驰着的时间里管理着事物。由于不适当的计划或在管理方面其他类似的错误,使我们自己不得不在过少的时间里做过多的事情。
14.关于问题鉴别的谬误
很多精力和时间浪费在解决没有认准的问题上面。所以俗话说:准确地指出问题(这就是鉴别)就等于解, 决了一半问题。丈夫走进地下室,发现地面上有六英寸深的水,便喊他的妻子拿拖把来。妻子回答说,应该先去关掉水龙头。这就是错误地鉴别问题的一个简单例子——水是问题的现象,而不是原因。