完整的外贸操作全流程

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【干货】超级完整的外贸操作全流程(收藏)
原创 2017-05-27 进出口经理人 进出口经理人
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1.客户询盘:
目前中国出口企业使用的B2B平台主要有:Alibaba(阿里巴巴)、Globalsources(环球资源) 、Made-in-China(中国制造),公司平台管理员可以分配询盘给不同业务员,新入职的业务员首先要对平台以及主营产品深入了解。
2.报价:
包括邮件报价以及展会、客户来访报价。产品报价需要综合所有数据,必须包含的数据包括:产品型号、包装、数量、发货港、交货期、付款方式等。
3.谈判:
主要是价格协商以及样品确认,还包括订单数量、交货期、包装、产品细节、付款方式、发货港、产品测试、检验报告、是否拼柜等。
4. 得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单PO(Purchase Order),根据客户的订单要求先做一份PI(Performa Invoice)给客户,PI内容必须详细,公司都会有范本,抬头以及收款信息不需要变更,主要是产品描述,尽量将客户的包装、尺寸等各种要求全部表明。客人签字盖章发回执。
5.下生产订单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单。首先安排工厂按照客人要求打样,样品确认后,安排大货生产计划,跟进生产进度,确保产品质量,保证至少在交货期前1周完成大货。
6. 付款方式:
6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在不符点或者软条款,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:如果是T/T付款的客户,安排工厂大货生产前要确认定金已经到账。
6.3:如果是放账客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需跟领导确认。
7. 验货:
7.1:在交货期前一周,要通知公司QC验货员验货。如有问题立即返工或者跟客人沟通解决。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户验货并将验货日期告知本公司QC。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间,确定后将验货时间通知工厂。
8.单证制作:
业务员和单证员根据工厂提供的装箱资料,制作Packing List(装箱单),根据PO(出口合同),制作Invoice(商业发票)。
9.商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.订仓提柜:
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司,应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出Booking Order(订舱通知),拿到仓单数据。
10.2. 如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓。
10.3.如果货物不够整柜,需走散货时,需向货代公司定散货仓位。拿到入仓单后,根据截关时间以及入仓报关要求选择入仓时间。
11. 安排拖柜:
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。将仓单数据/放柜通知单,以及拖柜委托书发给拖车公司,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、封箱号、车牌号、司机及联系电话等。
11.2.邮件一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快回传一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单补料。要求工厂装柜前、中、后,拍详细照片,发给客人确认。
12.报关:
现在都是无纸化报关,在中国电子口岸发起无纸化报关。大多数企业没有自理报关资质,需要委托报关,在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
13. 获得运输文件:
13.1. 根据截补料时间(一般最迟在开船后两天内),将提单补料传给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单。如果提单需客人确认的,要先传提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费后留水单备案。
14. 准备其他文件
14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。
15.交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交议付行议付。
15.2.采用后T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件发给客人。
15.3. 如果前T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即发正本提单给客人。
16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
17.文件存档:
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。

2017/06/01|分类:国际贸易知识|