外贸单证通常是成套的,“单证一致,单单一致”

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无 论是否操作信用证,单据都比较重要。外贸单证通常是成套的,即根据客户的要求,相关的单证作为一套,用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则,是 “单证一致,单单一致”,即单证制作符合信用证要求(在信用证操作时),同一套的单据间,在相同栏目的内容一致。比如,货物的数量,无论在发票、装箱单还 是其他单据的数量栏中,填写都应一致,包括计量单位;在提单中显示了唛头(货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号),发票中就不能显示“N/M”(无唛 头)。
此外,每份单据都会标明出具日期,而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定,要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地,作为收款用的全套单据,日期以提单上的ON BOARD DATE为基准,来确定各单据的日期:
发票(INVOICE)日期一般早于所有单证;
装箱单(PACKING LIST)一般与发票同日,必须在提单日之前;
提单日(ON BOARD DATE)不能超过L/C规定的装运期;
保单(INSURANCE POLICY)的签发日应早于或等于提单日期,不能早于发票;
产地证(C/O、FORMA)不早于发票日期,不迟于提单日;
商检证(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提单日期,但也不能过早于提单日;
受益人证明(BENEFICIARY CERTIFICATION  等于或晚于提单日;
船公司证明(FORWARDER CERTIFICATION):等于或早于提单日;
汇票(DRAFT)日期应晚于提单、发票等其他单据,但不能晚于L/C的效期。
单 据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法,交易确定以后,及时为交易归档,预先按照单据栏目整理出填制内容,如客户名址、货物品名描述 等。具体制单的时候,直接调用即可,避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理,市面上也出现了各种外贸制单软件,可预先输入资料,按照单证类别自动生 成。
除 了制单人为错误外,因为外贸过程中环节甚多,不同部门的操作中难免会有疏漏误差,或因情况改变而导致的错误。比如,原定出货100箱,也按照这个数量制作 了商检和报关,可实际装运的时候发现仓库记录错误,实际发货量只有98箱,或者是在装卸过程中损坏了2箱等。对于这样的情形,可以视情况灵活处理。信用证 项下操作的,完全依靠信用证制单;非信用证的,根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为“将错就错”和“分套处理”两类方式。所谓将错就错,就是虽然 与实际不符,仍按照事先约定的条件制单,因此赞成的影响另外与客户协商解决。比如,在货物短少的情况下,仍按照全数缮制单证。
所 谓分套处理,就是根据单证交付对象的不同,分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下,给海关的单证按照原报关资料,给客户的单 证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致,则可略微调整单价,在总数量不变的情况下减少总金额,使之符合实际收取的货款。此外,因 为报关等数据失误,导致实际收汇和报关金额不一致,会影响核销。一般的做法,在数额差别不大,比如2000美金以内,仍可以核销。亦可截长补智囊,把多收 的钱弥补其他少收的钱,把帐目做平。最后,还有一个可能会犯的低级错误,单证遗失

2017/06/22|分类:国际贸易知识|