强化采购流程管理 降低采购成本

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采购成本构成具有多样性和动态性的特征,影响采购成本的主要因素有: 采购价格因素,这是企业成本和费用的主要组成部分,是采购成本高低的决定因素; 采购数量因素,经济批量的采购方式是影响采购成本的重要因素;物品市场信息因素,在全球经济和网络经济时代,及时全面准确地掌握分析物品市场信息, 是影响采购成本的关键因素; 物品的运送方式因素以最短的里程,最低的费用和最短的时间及时准确安全经济地完成物品在空间的转移是影响采购成本的重要因素; 采购策略因素,在广阔的全球经济中,激烈的市场竞争条件下,具有预见性和灵活机动的采购策略是影响采购成本的重要因素。
  企业物资的采购成本管理与控制的主要策略
  一、确立企业物资市场采购的基本目标
  采购物资的品种、规格、质量全部合格,且供货及时。如果采购的物资品种、 规格及质量不合格,供货不及时,往往造成企业生产中断、停工待料,这就使产品额外增加成本,影响产品相关部门的正常生产,影响整个产品的生产进度和周期,使产品合同不能顺利按时完工交付,造成企业的信誉下降。因此,保证生产的顺利进行是采购工作的重要目标。
  物资的价格问题,往往受物资的短缺程度及供需量多少等因素的影响。采购物资的价格降低,则产品成本随之降低,使工厂利润增加,这也是物资采购的一个重要目标。
  减少物资采购的中间环节可减少大量的费用,因为物资除本身的货款外还要支付运输费、旅差费、业务管理费等,而且采购的物资在企业内部还要发生一系列装卸费、搬运费、储存保管费以及资金、利息等费用的支出。减少中间环节, 随之可减少采购费用,降低产品成本。
  二、认真做好企业采购物资的库存管理,尽量实现零库存
  零库存管理是企业综合管理实力的体现,要求企业在物流管理方面有充分的时空观念,以严密的计划、科学的采购、及时的配送、准确的考核,达到物资供应体系的高效率运转。为了实现有效的管理,必须找到合适的平衡点,根据企业的实际情况和用户订货需求,对各种不同的相互矛盾的成本进行权衡。
  推行全面预算管理,构建内部市场化预算体系,实现成本控制从事后算账, 到事前预算、事中控制、事后分析 的转变,根据生产作业计划和重大工程预算,结合物资消耗定额,编制物资需用计划,经相关业务部门审核,由经营考核部门严格审批,确保物资采购计划的准确性,避免重复采购,从源头上对产生积压的条件进行控制。
  企业要实现零库存,必须有供货稳定、质量可靠、货源丰富的物资采购渠道,同时企业的物资供应管理是一项系统性较强的活动,包括使用计划审批、订货采购处理、物资运输配送、到货质量验收、发放使用管理、财务资金结算等,需要运用现代通信技术和网络技术,把企业与物资供应商有效地联成一个整体,构建电子商务系统,打破企业固有的边界,以最快捷的速度将最丰富的物资集中起来供企业使用,及时完成信息交换,加速物资和资金的流动。
  采购流程管理的强化
  一、加强制度建设,规范采购行为。要加强物资管理各项制度建设,建立科学、严密、行之有效的物资采购供应内控体系,确保物资采购供应各项工作严格在制度约束下进行,规范行为。必要时还应建立健全管理制度集中采购制度和采购监督检查制度。合理完善的制度是采购工作顺利进行的重要保证。
  二、加强业务培训和道德教育,提高业务人员水平和思想素质。针对一部分人员思想认识模糊,追求金钱,贪图享乐思想蔓延的情况,加强对企业工作人员,特别是物资采购这样的重点岗位、重点人员的党性和法制教育,显得尤为重要。企业要重视加强重点岗位干部职工的思想教育和职业道德教育,结合典型实际案例,通过剖析犯罪分子走上犯罪道路的原因,教育广大干部职工引以为戒,促使他们做到忠于职守,遵纪守法,廉洁奉公,坚决抵制各种腐败思想的侵蚀。在加强业务教育培训的同时,还必须加强思想道德教育和违法违纪警示教育,用典型的违法违纪采购案例教育物资从业人员识别商业陷阱,提高抵抗商业贿赂的意识,提高从业人员廉洁自律意识和职业道德素养,构筑牢固的职业道德防线,做到廉洁采购、依法采购、阳光采购。
  三、加强对供应商管理。在现代采购管理中,供应商与企业是一种合作关系,强调供应商与企业合作共赢,必须对供应商进行有效的管理。在选择供应商时, 应根据产品质量、价格、交货期以及企业资信等各种因素优选供应商,并建立供应商档案,对供应商进行动态管理,与有实力、讲信誉的供应商结成长期合作伙伴。要经常告诫供应商远离商业贿赂,一旦查处永不录用,严重时提交司法机关处理。