AEO高级认证之为什么

通过对近40家企业的AEO高级认证的辅导,并参与这些企业内部的改善工作,对于从企业角度有很多AEO认证的为什么深有感触和体会。每家企业管理层、职能部门以及一些员工都会对AEO有各种疑问和问题,在Face to face dialogue、制度文件的完善、流程的优化和细化方面,我总会被问及各类问题。
我们在总结了企业的疑问,同时结合AEO认证标准,以《AEO高级认证之为什么》为题,给予一一讲述。

AEO高级认证之为什么(一)
AEO标准第一类(内部控制标准)第一条(组织机构控制)第1项(内部组织架构)第2小项,规定如下:指定高级管理人员负责关务,对企业认证建立书面或者电子档案。
在此标准要求下,如非法定代表人直接负责关务,则需要企业指定高级管理人员负责关务,出具法人授权及任命文件,其中高级管理人员级别需要副总及以上。
很多企业在此标准及文件要求上,开始困惑:我们公司有物流经理或关务经理或关务主管,为何还需要指定高级管理人员负责关务,我们关务经理已是高级经理了;我们法定代表人负责关务或法定代表人指定高级管理人员负责关务是否多余?我们需要去向法定代表人解释去授权去盖章,人事部门还需要任命;我们有关务经理,这个可以不可以省略?等等
我们的答复是,这个授权文件是必要的,必须符合此项标准。我们为此需要给申请企业充分理由,申请企业必须做到此项才能达到认证标准。
今天我们就此问题开始了AEO高级认证之为什么(一):为何需要指定高级管理人员负责关务。我们将从企业组织架构、政府行政要求、企业内部规范来进行解释,这也是每次我们遇到企业对此项标准提出质疑时给出的解释,帮助企业认可并且达标。我们每次给企业辅导时,都是以标准出发、从理下手的方式进行,不以“海关要求必须这样”等方式来辅导企业,这样的目的是希望企业从心理上流程上接受,便于日后的持续执行与规范。
首先:从企业组织架构来讲,组织架构是企业流程运转、部门设置以及职能划分的依据,简单来讲就是决策权与各部门分工的划分体系。企业常见的职位有:法定代表人、总经理或副总经理(经理或副经理)、部门经理、部门主管等。在此需要说明的是:法人是企业或公司,是一个组织而非个人。法定代表人是依法或依章程代表公司法人行使职权的负责人。法人授权其实就是由法定代表人代表公司法人进行授权。
根据《公司法》第二百一十七条中关于高级管理人员的定义:高级管理人员是指公司的经理、副经理、财务负责人,上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。可见高级管理人员的定义是公司的经理而非公司的部门经理。故负责关务的高级管理人员需要副总经理或公司副经理级别的人员来负责。
其次:政府行政要求,随着政府行政管理的进一步规范,海关部门在企业出现过失、过错、违法事件后,原先是通知企业总经理或法定代表人到海关进行解释或说明情况并接受海关处理,现已更改为:法定代表人(负责人)或负责海关事务的高级经理,并需提交其负责人或负责海关事务高级经理的授权资料等。本处引用某海关《关于年报逾期的操作通知》,其中二条写道:1法定代表人(负责人)或者负责海关事务的高级经理提供身份证原件、复印件(如非法定代表人本人,需提供公司法人授权书)至注册地海关说明情况;2海关约谈法定代表人(负责人)或负责海关事务的高级经理,宣讲海关政策规定。可见海关行政执法的规范性需要对高级管理人员进行授权。
第三:从企业内部规范来讲,企业法人授权高级管理人员负责关务,是对企业的风险内控。高级管理人员在企业有较高的管理权限,对企业员工有很高的约束力,指定高级管理人员负责关务从高级管理人员本身的责任及担当来说,起到了日常监督及管理的效果;对关务部门的员工来讲,也是形成一种责任的高压与被监督,从而减少关务问题引发的企业经营风险。在这,需要说明的是:高级管理人员经过法人授权,其行为是代表公司法人的行为,其管理的海关事务发生违法行为,海关及国家法律部门将对企业法人进行处罚,属个人故意行为的,同时追究个人及法人法律责任。
由此可见,企业法人授权高级管理人员负责关务是有其企业法律责任承担的必要性,无论从海关角度出发还是从企业内部管理出发,都是必要的,也是企业提升内部管理,降低经营风险,提倡贸易合规的有效手段。
最近收到很多企业的疑问,关于海关AEO认证标准第四类第十条“场所安全控制措施”第24项第(4)小项的疑问,海关认证标准如下:
(4)报警系统及视频监控摄像机:装配报警系统和视频监控摄像机,监控以下区域:出入口,货物装卸和储存区,围墙周边及停车场/停车区域,防止未经许可进入货物存储以及装卸区。
关于此项的疑问主要体现在报警系统,很多我们认证的工厂,一般监控都是标配,如发现没有涉及以上区域的,则在现场查看后进行合理的加装。加装、改装高像素监控设备能有效提升工厂的安全等级因此对于这方面的投资工厂基本没有异议,对于加装报警系统,企业质疑是否有必要,特别是货物装卸和储存区,部份企业表示不太合理,感觉多余。
是否有必要?是否多余?我们相信也认为海关总署制定此AEO高级认证标准是肯定有道理、有出处、有必要的。下面我们将从C-TPAT、WCO《全球贸易安全与便利标准框架》这二个知识点来进行答疑。
C-TPAT(海关-贸易合作反恐联盟),是由美国国土安全部海关边境保护局在9.11事件后倡议的自愿性计划,以确保供应链从起点到终点的运输安全、安全资讯信息及货物情况的流通,从而阻止恐布份子的渗入。C-TPAT于2002年4月16日正式实行,加入C-TPAT可以加快处理货物的运输。C-TPAT涉八个内容:商业伙伴要求、集装箱及拖车的安全、物理进入控制、个人安全、程序安全、物理安全、信息技术安全、安全培训及忧患意识。关于物理安全,C-TPAT明确注明:警报系统和监视摄像头:应该安装警报系统和监视摄像头以监视货物搬运和存放所以及防止未经许可的人员进入货物搬运和存放区域。
WCO《全球贸易安全与便利标准框架Framework of Standards to Secure and Facilitate Global Trade》对于申请AEO认证的企业来说并不陌生,《全球贸易安全与便利标准框架》是世界海关组织于2005年6月在105/106届年会上通过,提出了全球贸易安全的重要性,并对AEO提出了核心的国际标准,此核心标准构成了参与AEO项目各方所必须遵循的基准线。同时,此框架还允许各国海关在此框架下根据各自需求增加补充性国家标准。我国海关在此框架下制定了AEO认证标准,并于2014年12月1日正式实行AEO认证企业管理办法。
WCO《全球贸易安全与便利标准框架》中说明了关于AEO的条件和要求以及海关实施要求,其中第I项经营场安全,明确说明“应装备适当的电子安全系统,包括盗窃警报和进出控制系统。”
通过以上的讲述,不难发现,贸易安全是AEO认证标准的重要内容,中国海关AEO高级认证标准在WCO框架下,遵循基准线,制定出我国海关的AEO高级认证标准,因此我国的AEO高级认证标准也必定有此标准要求条款,我国标准要求是: (4)报警系统及视频监控摄像机:装配报警系统和视频监控摄像机,监控以下区域:出入口,货物装卸和储存区,围墙周边及停车场/停车区域,防止未经许可进入货物存储以及装卸区。
仔细比对均是对货物存储、存放或装卸区有报警系统的要求,解释了出处,现在解释为何需要报警装置。企业的监控一般不会24小时有保安值守,即便是24小时值守也不可能做到时时盯防。因此在报警装置开启布防后,对非法进入及时报警,安保人员可在非法进入后迅速反应,及时在第一时间制止非法行为,贸易安全关于此项标准要求的初衷是防止未经许可人员非法进入货物存储及装卸区域,对货物、集装箱或运输工具进行破坏或放置不明有害物件,导致对供应链参与者的危害或货物接收国的恐怖事件。在货物、集装箱或运输工具受到改装或侵害时,监控无法第一时间发现,我们的监控只起到了事后追溯的功能,在调取监控追溯时,货物可能已进入流通或进入目的国区域,甚至造成无法挽回的后果。当场发现非法进入并有效制止、检查,形成应急机制,才能保障供应链的安全。
监控及报警装置在贸易安全中起到了重要作用,对企业保护私有财产,对保障供应链安全,达到贸易安全标准至关重要。企业重点区域均需达到此标准,只有这样,企业才得以长期发展,享受便利。
为什么被要求规范改进
自总署225号令下发以来,AA类企业重新认证为AEO高级认证企业的进程在海关总署的决策布置下如火如荼地有序进行。在新的企业分类管理办法下,取消了原先以大小论英雄的认证前提,在公平的认证条件下,各类企业都纷纷加入到AEO认证的行列中去。
很多企业反馈,觉得自己企业做得很好,对照总署公告2014年第82号公布的认证标准,认为完全符合,但在海关实地认证后,并没有通过海关的权威认证,由于距标准差距太大,失去了整改机会,并按规定调整企业信用等级。
众所周知,中国海关的AEO认证标准是在WCO《全球贸易安全与便利标准框架》之下结合本国海关的法律法规制定的中国海关的AEO企业认证标准。海关高级认证企业认证标准分为5大类18条32项,一般认证企业认证标准分为5大类18条29项,很多企业在申请AEO认证前对上述标准几乎是做到了倒背如流,对自我准备的认证文件非常熟悉,甚至原原本本的将32项中部份标准要求一字不差地移到了企业的程序文件中,在认证前也进行了自我评估,对照认证标准进行了逐条比对,百分之百的符合,但实际认证下来还是存在了诸多整改项目。有些企业开始质疑海关的认证专家是否过度吹毛求疵了。
带着企业的疑问,我们以第三方的身份为对企业进行了全面的文件审核,对照海关的整改意见,我们发现海关给予的认证结论是完全正确的,提出的规范改进项目是符合认证标准要求的。综合多家企业的问题点,现在我们开始了今天的AEO认证之为什么(三) 《为什么被要求规范改进》。
根据高级认证企业认证标准“第1类内部控制标准第2条进出口业务控制第5项进出口活动,其认证标准为:进出口业务管理流程设置合理、完备,涉及的货物流、单证流、信息流能够得到有效控制,经抽查,未发现有不符合海关监管规定的情形。”这个认证标准很多企业只进行了文字表面的理解,并没有深入到实际,认为公司的进出口业务流程都进行了设置,并且合理、完备。但实际我们发现,企业在这一条上忽略了特殊贸易方式的有效管控,并且存在正常进出口业务方面的程序设置问题,无法有效规避关务风险。
举例一,进出口业务管理流程不完备:某公司仅对一般贸易、进料对口的进出口业务进行了流程设置,而对其暂时进出口、退运等贸易方式没有流程设置,使这一条产生了整改项。海关专家在下厂实地认证前已对申请认证企业通过系统进行了全面的摸底,对企业涉及的进出口业务进行了全面地了解,掌握数据的全面性完全超过了企业对自身的实际了解,故而发现企业进出口业务管理流程不完备。企业应将本企业涉及的进出口业务根据海关法律法规及公司部门岗位的设置进行流程设置及管控,做到无风险运营。很多企业在这个方面是缺失的,在海关下厂时发现了不具完备性。
举例二,进出口业务管理流程不合理,涉及的货物流、单证流、信息流无法得到有效控制:有些企业在进行进出口货物溢短装的程序设置时仅在关务部门文件中进行了规定,规定:在发生进出口货物溢短装的情况时由仓库向关务部门进行汇报,由关务部门向海关报备并及时办理补税或其他相关海关手续。企业关务认为这条完全符合海关认证的标准,事实上,我们发现这个规定仅在关务部门的SOP中进行了规定,在仓库的程序文件中并没有体现,仓库对发生溢短装的情况需向关务部门汇报一无所知,完全是关务部门为达到认证标准而设置了一厢情愿的规定,程序形同虚设。程序的制订缺乏了逻辑性及合理性,程序的设定应充分考虑到涉及的部门、涉及的步骤,从常理出发,从企业实际生产经营的流程出发,只有这样进出口管理流程才能合理、完备的,信息流、单证流、货物流才能够得到有效控制。正确应为:在仓库SOP文件中规范发生溢短装情况时仓库的处置方法,在关务部文件中规范收到仓库溢短装情况汇报后的处置办法。
举例三,外发加工管控不到位,进出口管理流程不完备:有些企业从事加工贸易外发加工业务,设置了外发加工申请流程,但没有设置外发加工管控。外发加工除了需进行外发加工申请备案以外,更重要的是对海关监管保税货物的管控,外发加工需要对外发料件或半成品以及外发返还的成品进行日常管控,在外发进行时,对工单的外发数量及收回的数量进行比对,对外发产生的边角料或不良品一并收回,对外发产生的边角料或不良品及时汇总,并于当月向海关申请内销补税手续。有些企业是每天多批次收发货且进行ERP或SAP的系统管控,这类情况还需进行定期的外发盘点,以保障对保税监管货物的有效管控。
以上三个案例,特别是第二、第三个案例,企业在自我评定自我打分时一般都会自认为符合标准,但不难发现上述进出口业务管理确实存在流程不合理、管控不到位的情形,存在一定的经营风险。
目前,海关正建设完善风险防控中心和税收征管中心,通关一体化、加工贸易一体化、自报自缴全面施行,海关减化了通关手续、加快了通关速度,对税收风险实施前置风险分析、放行前验估、放行后批量审核、稽查等全过程管理,海关监管也由先紧后松转变为先松后紧,更注重了对进出口企业的后续稽查,企业关务应当将原有的货到完工、核销完事的工作形态转变到风险管控、企业合规上来。企业的AEO认证申请,AEO认证企业的信用维护都需要将风险管控、企业合规放在首位,这些都需要合理且完备的流程体系来支撑,AEO认证不是为认证而认证,而是为信用而认证。

2018/09/14|分类:国际贸易知识|