石油化工行业国际贸易业务案例分析

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近年来,石油石化行业中的炼油化工企业面临着旧装置更新升级的问题,旧装置更新升级是为了增强企业整体运行的安全性、提高企业的运营效率,降低成本。在这个过程中企业需要重新采购大量设备和备件,物资采购过程中对进度和质量的把控尤为重要。本文主要结合实际案例,对物资采购过程中如何做好质量和进度控制进行了阐述,并提出了相关建议。
  关键词:石油化工;物资采购;过程控制;质量管理
  1 石油化工行业国际贸易业务案例背景分析
  该业务为2013年某石化大型炼化企业大检修进口物资采购,用户为炼厂,供应商为北京京仪机电有限责任公司(以下简称“京仪”),制造商为高质泵有限公司(以下简称“高质”),制造地点为美国高质泵工厂。供货物资为2台泵壳,金额数百万元,合同签约时间为2013年3月,合同约定交货期为2013年6月底,交货地点为用户库房。
  该业务第一台泵壳在验收时发现泵壳外观不符合标准和表面存在裂纹的质量问题。第二台泵壳在生产过程中表面出现裂纹,加工时进行了返修,存在质量不合格的隐患,并且两次推迟交货,最终延迟交货3个月,对炼厂的三催化装置及时开车造成影响。由于商务合同签约方为中间商,也导致签约公司和制造商协商现场设备维护和监测的方案时较被动。
  2 石油化工行业国际贸易业务出现异常的原因分析
  2.1 交货期延迟
  2013年6月底京仪按时完成第一台泵壳的交货,第二台泵壳交货期延迟至2013年8月21日。迟交货的原因体现在三个方面:一是由于泵壳通常属于质量等级C级物资,各方对进度控制重视不够,合同执行人员没有及时向中间商和制造商强调按时交货的重要性,要求制造商严格按照合同约定的交货期排产,也没有主动和制造商直接沟通,导致没有在第一时间发现迟交货迹象;二是执行人员进度信息主要来源于中间商,而中间商提供的进度信息没有真实反映制造商的制造进度,截至交货期前一周中间商反馈的进度信息依然是能按时交货;三是制造厂遗漏了第二台泵壳的排产,制造过程中又发生质量问题。
  2.2 质量不达标
  第一台泵壳2013年6月底交付后,用户在组织验收时发现外观粗糙,没有涂层。经过水压试验、打磨、涂层和热处理,发现该泵壳表面存在深度为12.8MM,长度为10CM的裂纹,用户认为对后期设备安全运行存在隐患。第二台泵壳在机械加工时出现裂纹,需要返修。出现这些质量问题的主要因素是制造商没有对原材料入厂后的质量进行复验。
  2.3 对制造商控制力弱
  当出现交货期延迟和设备质量存在缺陷后,该业务被列入重大异常并在第一时间与用户、中间商和制造商一起协商补救方案。在整个沟通过程前期出现沟通效果差,工作效率低的问题,主要原因是签约方为中间商,在确认设备制造进度以及要求制造厂优化排产进度时,制造商反馈较慢,态度上也不配合,而中间商只是扮演了传话筒的角色。另外由于制造商没有与我们直接签署商务合同,任何涉及迟交货索赔或对存在质量缺陷的泵壳要求退货的问题都不能对制造商造成威胁,这就导致制造商在应对问题时积极性和配合度不高。
  3 石油化工行业国际贸易业务出现的异常问题解决措施
  3.1 第一时间介入,使交货期延迟造成的影响可控。
  3.1.1发现迟交货的情况后,签约公司立即向用户进行报告并召开了紧急协调会议,对迟交货的影响做了梳理并提出了应急预案,最后确定第二台泵壳需要在2013年8月中旬交货的目标。随后签约公司组织中间商和制造商将海运改为空运,对热处理、机械加工、喷漆、包装、排空仓、离港、到国内机场、清关、货到用户的9个节点提出明确完成时间,从每个关键节点控制进度。
  3.1.2为了保证交货时间,签约公司要求中间商、制造商和物流商对每个制造环节和发运环节给予重视,每天组织召开电话会议,各方汇报当天的工作完成情况以及下一步工作安排,是否出现计划外的事项,如出现异常可以在第一时间协商并提出补救措施。
  3.1.3 准备预留方案,确保用户大检修顺利进行。由于泵壳是三催化装置大检修中重要设备,如果不能及时到货将影响整个装置的运行。签约公司在尽力催交的同时也与制造商协商预留方案,制造商从已经完成生产的同类泵壳中进行调配,将台湾用户的泵壳优先调配给用户使用,最终由于该泵壳也出现质量问题,没有使用该方案。
  3.2 安排设备全生命周期质量排查,排除隐患
  3.2.1请用户提供泵壳的技术要求和质量检验标准,提出泵壳的材质为CHROM-NK 316L,使用标准为API610-2004。
  3.2.2第一台泵壳入场验收时发现表面裂纹后,签约公司要求制造商对第一台泵壳的生产过程记录进行排查,对每一道工序完成后的质量检验报告复查,结果为2份过程检验报告均显示泵壳符合质量要求,验收合格。第二台泵壳在加工过程中出现裂纹后及时进行修复,修复后对每到工序进行检验,最终5份验收报告均显示符合质量标准。
  3.2.3邀请第三方蓝光恒远和天润对第一台泵壳再次进行厚度检验和水压试验,从多渠道对出现的质量问题进行鉴定,最终验收结果为合格。
  3.2.4根据鉴定结果请制造商对出现的质量问题出具书面承诺函,承诺出现的裂纹厚度满足现场工况和使用寿命的要求,并要求对所做的承诺承担法律责任。
  3.2.5要求制造商将原合同约定的设备质量保证期由一年延长至四年,第三年至第四年每两个月安排现场服务工程师对设备进行免费监测和维护,2014年5月,制造商完成质保期内第一次检测,检测结果为泵壳测量厚度在正常范围内,可以正常使用。
  3.3 发挥各方力量督促制造商配合工作
  3.3.1在中间商表示无力指挥制造商执行整改方案后,签约公司直接向制造商施压。由于制造商和签约公司没有直接签署商务合同,不能受到违约处罚的制约,但是制造商考虑到长期的合作和用户对产品的评价会影响将来的订货,制造商最终配合一起完成相关工作。   3.3.2充分发挥签约公司总部对供应商的集中管理能力,利用供应商业绩考核机制、暂停供应商资格等措施制约制造商潜在的业务发展空间,必要时与制造商高层直接沟通。
  3.4 合理索赔之外再争取额外补偿
  按照合同要求对供应商的迟交货索赔6万元,除此之外为了消除用户对质量的顾虑,签约公司和用户商议后要求制造商将质保期由一年延长至四年,并在质保期内定期安排工程师赴现场免费提供服务。四年质保期结束前不向供应商支付质保金,质保期结束后需要用户出具设备运行符合要求后再释放质保金。
  3.5 使用“二八原则”对石油化工行业的物资供应进行过程控制
  按照如果出现质量问题对生产建设影响大小的原则,对所有物资分A、B、C三类实行质量控制;按照如果出现进度问题对生产建设影响大小的原则,对所有物资分一、二、三、四级实施进度控制。
  A类物资指如果出现质量问题则对生产建设产生重大影响的物资。在石油化工行业固定资产投资项目中,A类物资金额约占所有物资的15-20%。
  一级物资指如果不能按期交货则对生产建设产生重大影响的物资。通常情况下,制造周期在12个月以上的长周期物资可以归为一级。二、三、四级物资对生产建设的影响依次递减,通常情况下,制造周期在6-12个月的物资可归为二级。在石油化工行业固定资产投资项目中,一级、二级物资合计金额约占所有物资的18-25%。
  控制住A类和一级、二级物资,基本就控制住了生产建设物资供应的大局;反之,不分类、不分级就会造成眉毛胡子一把抓,顾此失彼。
  不同级别物资实施不同的进度控制措施。对于一级物资,往往需要对外购原材料或外协件的采买、制造、发货、到货等时间节点进行跟踪检查,定期赴制造厂检查关键制造节点进展,对于大件设备要精心准备物流方案等;对于二级物资,往往需要对外协件的采买、到货等节点进行跟踪核实,对关键制造节点进行抽查等。
  4 从案例分析中获取的相关业务启示
  4.1炼化企业大检修物资存在交货周期短、进度等级低的特点。这就要求在具体实施采购的过程中根据实际需要将物资等级提升到1级或2级,至少每周与供应商核实进度,为确保进度信息的真实性也要取得相关进度证明文件,必要时请签约公司的境外兄弟公司到实地检查。
  4.2在签约阶段要对签约供应商进行风险评估,对于中间商不熟悉的设备或部件或涉及中间环节多的业务,最好直接与制造商签署合同,避免和中间商签约,采购核心部件也需要用户提供技术协议,在技术协议中必要时对原材料和外协件的质量要求进行约定。
  4.3在合同执行阶段要严格按照石化行业相关规章制度开展工作,按照《中国石化物资供应质量管理办法》中提到的在需求计划阶段要明确质量标准、技术要求和合理的采购周期,采购阶段加强供应商的管理,加强原材料和外协件的管理,并对原材料质量和外协件的质量严格把关,保留原材料和外协件的出厂和入厂检验质量证明文件。加强制造过程管理。与中间商签署合同的业务一定要确保取得原厂直接提供的过程文件,包括进度报告和质量报告。
  4.4业务人员要提高自身的责任心,如按照公司岗位职责分工的要求,合同交接前如已经签发采购意向书的合同由合同签约人员负责跟踪进度并落实排产计划。在合同交接后1周内,合同执行人员应与供应商建立联系并核实排产计划。对于合同约定的交货期在1个月以内的,应每周联系供应商核实交货进度。在1至3个月以内的,至少每两周联系供应商核实交货进度1次。大于3个月的,至少每月联系供应商核实交货进度1次。发现异常后,应立即编制异常记录向领导报告,并按要求及时向用户反馈。对异常记录至少每周更新一次,发给相关单位和人员。
  4.5业务出现异常后及时采取应对措施,建立有效的沟通机制,如安排专人负责与每个参与单位对接进度,组织电话会议,对异常进行跟踪,并对异常情况进行记录直至异常关闭,每天或每周将异常进展向相关领导报告。
  4.6充分发挥石化企业大公司的平台优势和对供应商掌控力强的优势,在出现协调困难的局面时请相关管理部门对工作给予指导和帮助。
  4.7完善供应商动态量化考核机制,如由中间商签署商务合同的,合同关闭时应该可以对中间商和制造商都进行考核评分。
  5 结论
  2011年以来,中国的石油化工行业迅速发展,对物资的需求量迅速增加。据统计,中国石油化工股份有限公司、中国石油天然气股份有限公司、中国海洋石油总公司的固定资产投资共约5000亿元,按工程建设中物资采购金额占60%估计,仅三大石油化工公司的工程建设用设备材料需求大约为3000亿元。
  这些物资能否实现安全、及时、经济供应,对石油化工行业的工程建设、生产运行起到至关重要的作用。物资采购的过程控制是否到位,在很大程度上决定了能否实现物资安全供应、及时供应和经济供应。
  所以,在物质采购过程中做好进度控制和质量控制是非常重要的。这需要采购人员除了解国际贸易业务知识外,还需要对整个采购过程严格把控,提高自身的责任心,最终才能做到“安全、及时、经济”的物资供应。

2018/09/21|分类:国际贸易知识|