企业采购管理

一、传统采购存在的问题
物资采购与管理不健全 ;目前物资管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成,缺乏必要的监督和控制机制 ;由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话或网络来完成,采购信息和供应商信息由每个业务人员单独垄断,信息没有共享,任务的执行绩效取决于人,人员的岗位变动对业务的影响大。从一些企业采购的情况看,存在的问题不容忽视,主要表现为 :
制度不健全,不规范,不完善。制度建设是一项长期的过程,在企业采购实施之前,应配套制定相应的制度和办法,但距离科学规范的制度差距较大。
操作过程中存在随意性,不能严格按招标采购的程序执行,产生不公开、不公平、不公正的行为,这样势必产生暗箱操作,容易发生营私舞弊,甚至变“分散腐败”为“集中腐败”。
采购主管机构与采购执行机构的职责不清,关系尚未完全理顺,容易产生效率低现象。
采购人员的综合素质有待提高。采购人员的综合素质包括品质、知识、能力、身体等四个方面的素质。随着市场经济日益激烈的发展,要求采购人员提高思想道德素质、加强业务能力,掌握采购产品的专业知识,特别是加强采购工作的岗位职业教育更为重要。但目前很多企业只重视效率,而忽视防范采购工作的岗位职业教育,大多采用经济手段进行奖惩采购人员,使采购人员对自己的要求逐渐降低。
二、加强采购管理的必要性
竞争的日益激烈,产品成本的降低的要求。降低成本有两个基本途径,一是降低生产过程中的消耗,二是降低采购过程中的采购价格。传统的成本管理主要解决降低生产消耗的问题,生产过程中的成本挖潜是很有限的;采购过程由于市场随时在变,采购过程中的降低成本有无限的想象空间。
加强企业物资采购管理规范性的要求。随着市场经济的发展,采购行为增加难度,企业必须对采购物资的质量、价格、供货方式、信誉等方面加以比较选择,这就要求企业要切实加强采购管理 ;另外,五花八门的促销手段、返利、回扣、提成等方法来推销产品,如果没有严格的采购管理制度加以规范和监督,就会产生以权谋私、腐败,给企业带来严重损失。
三、企业采购管理对策
(一)用健全的规章制度来规范物资采购管理
明确物资采购机构的职能范围。弄清企业采购业务的工作职责,对物资采购的实施、质量的检验、资金的动态管理、采购的监督控制、综合考核等职能进行划分,明确这些职能的主管部门和他们应负的职责。做到机构到位、职能到位、管理到位。实现采购权、验收权、保管权的分立。
遵循物资采购的四条原则,即质量第一,价格最优,服务最好,信誉最佳的原则。
建立健全严格的规章制度。制定价格管理办法、招标管理办法、集中采购管理办法和相应的配套实施细则。根据所需物资的特点确定采购方式。实行招标采购,竞争性谈判,单一来源采购,协商询价采购。
对新供应商进入应建立严密的准入制度和定期评估制度。按照 ISO 9000 标准,安全认证、强制认证、生产许可等要求进行资格审查,为已经建立联系的供应商建立档案,根据其履行合同情况及时分析其所供物资的质量、价格、信誉等情况,进行合格供应商的评估。
物资采购的监督检查。财务、审计等部门应参与物资采购的全过程,并通过审查账簿、定期盘点,对材料计划的执行情况、质量、价格等情况进行检查、监督、指导。
(二)科学合理地选择物资采购方式
设立计算机采购、验收台账,建立局域网,实现资源共享。材料采购、供应、审计等部门要将本企业所需物资按品种分类,将价格质量标准、验收、领用情况及供应厂商资料输人计算机,建立局域网。这样,既可随时了解材料需求、质量、价格等情况,节省人力物力,又可防止人工操作的不规范。
大型工程及大额采购宜采用公开招标采购制度。由于大型工程项目的建设时效性强,物资需用量大,质量要求高,要根据采购部门材料计划编制集中采购方案,按照招标程序,制定严密的招标实施措施。采用公开对外招标.选择实力相当的竞标供应商更符合企业采购实际,既可以保证质优、价低.又能满足工程时效性的要求。
对技术含量有特别要求或不可预见的急需采购宜采用竞争性谈判方式。采购实体可根据实际情况。对拟购商品的品牌、数量、性能、价格、售后服务等情况进行多次谈判,最终买到符合预期要求,甚至超出用户预期的商品。但是必须保证谈判程序符合公开、公平、公正、竞争、保密和采购实施部门按照制度履行职责,如此就会给企业创造巨大效益。工程项目的发包绝大多数都可采取招标方式,企业日常生产经营用物资的招标采购比例可以达到近一半 ;较大金额的不适于招标采购物资可由企业组织相应的谈判组和供应商进行谈判。这样,就可以基本上避免物资采购过程中的暗箱操作现象,降低企业成本。
(三)建立企业供应链管理体系
在当今经济全球化、信息化的时代,影响企业竞争力的关键要素有时间、质量、成本、服务等。要全面改善和提高这些关键要素,尤其是市场反应速度,企业必须借助于外部资源和战略合作关系,与上游供应商、下游经销商和用户建立相互依存的供应链关系,通过有效协作提升供应链上各节点企业的能力,以达到多赢的目标。