助力货代物流企业申请AEO认证资质!

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目前,基于市场上甲方的压力,不少货代物流企业正在着手申请AEO认证,但由于目前的AEO认证认证标准对于货代物流的针对性或适用性存在一定的问题,造成了不少企业的观望与犹豫,不少企业选择再等等,等海关出台新行业标准。

而因为货代物流业的复杂性,其实不管海关是否出台新AEO认证行业标准,如果你不能很好的厘清我们的业务模式&架构、业务类型、业务方向,就无法很好解决现在的货代物流行业所面临的问题。在货代物流业,为了生存更好,很多企业都是混合经营,业务中包含了forwading(货代业务)、consolidation(拼箱业务)、agent(代理进出口业务)、warehousing(仓储业务)、transportion(运输业务)、truck(卡车业务),也有broker(报关业务),现在的货代物流业务是,综合物流服务,很难明显界定到一种单一服务模式上,所以很难用一个标准去概括,他们可能有船代的身份,可能是供应链的角色帮助客户做全球采购,也可能是无船承运人,他们是供应链中非常重要的一环,是AEO认证全链条中非常关键的一环,没有货代物流的AEO认证,AEO认证体系无法形成闭环,这是为什么越来越多的大型企业在选择合作伙伴的时候,全面选择AEO认证作为自己的合作伙伴的一个非常关键的原因。

应该如何去做AEO认证呢?不管是高级认证还是一般认证。

根据我们的过往为货运物流企业服务经验,我们给企业7大建议:

一、尽快确定需要实施的AEO认证主体

货代企业的业务架构和公司架构一般比较复杂,牵涉到分公司(特别是全国性的货运代理企业)、子公司、关联公司、集团总部等诸多关联架构,所以一定要提前确定企业的业务发展方向和发展重点,确定清楚哪家企业为主体申请AEO认证。

一般来说,分公司是无须单独申请AEO认证的,只要总公司通过了AEO认证,分公司自动享受对应的待遇,但分公司也在被认证的检查和审核的范围之内。

任何时候,货代物流的企业管理者都应该有清晰的认识,必须提前搞清楚公司的人员架构与业务架构,哪家企业是认证主体,公司的人员搭配情况,公司的组织架构与部门职责分工,如果不能很好厘清这些问题,我们建议企业可以暂缓申请,没有清晰的权责架构,没有清晰的人员配置,申请AEO认证会落入很多陷阱,给企业自身的业务也带来诸多影响,AEO认证就是贸易合规,AEO认证就是体系梳理,AEO认证是业务规范化,通过AEO认证倒逼企业的规范,就是企业应该有初衷。

这些年,货代物流经过快速发展,已经过了野蛮生长的周期,亟待规范化,今年以来国家释放了诸多鼓励物流企业发展的利好消息,鼓励大中型企业快速通过上市融资发展,因为物流是一个国家的配套基础能力,只有物流强大,才有工业的强大,从这个意义上来说,各细分行业上的龙头货代物流应该抓住契机,快速通过AEO认证将企业的管理提升一个水准。

二、高效梳理公司的业务模式和业务流程架构

说句实话,很多企业真的没有搞清楚自己到底是做什么业务的,当企业无法明确自己是什么业务的,如何向海关讲清楚业务模式,如何能够成功申请AEO认证。我们之前在两家世界级的货运代理企业协助申请AEO认证,通过不断沟通、调研、分析,我们厘清了企业的业务模式分别为货代、仓储、报关以及贸易四大业务模式业务模式,我们在“进出口业务流程”根据不同的业务模块建立其SOP标准操作手册,分别通过不同模块阐述:

货代业务模式下的单证、物流、财务的运转模式和单据流转流程

仓储业务模式下的单证、物流、财务的运转模式和单据流转流程

报关业务模式下的单证、物流、财务的运转模式和单据流转流程

贸易业务模式下的单证、物流、财务的运转模式和单据流转流程

通过梳理,我们建立其与之匹配的系统管理模式、单据管理模式、以及审计模式,这样前后实现了高效一致性,内审管控有效性,以及商业合作伙伴范围的管控的方式非常清晰。

如果企业不能够厘清这一块,混沌不清,就无法搞清楚企业的风险点,就无法做到贸易合规。

货代物流不是我们想象中那样简单,就做一个中介的角色,现代商业模式下,没有一家企业都是简单的重复,不要以为海关出台新的行业标准就可以量身定做好企业的规范,你可以照着做,只有厘清业务架构和业务模式,结构化思维,才可能把所有的问题讲讲出,制度才可能清晰,记录才是可靠的。

如果无法理解业务模式,就无法针对性整改,海关就不可能看清企业,很可能提前终止审核,管理层应该对此有清晰的认识。

三、业务繁忙模式下以目标管理的项目推进方式分解步骤倒逼企业准备

货代物流业是社会的基础行业,货代物流业也是这些基础行业中最辛苦的,靠着传统的业务模式通过冲量获得利润,工作日基本上都是处于业务繁忙期,缺少充裕的人员配置,对于AEO认证来说最大的困难就是无法抽出完整的时间段来准备AEO认证整改材料。

我们都知道,AEO认证对于文件材料、记录整理要求非常高,海关通过审核企业的制度+执行记录来确认企业的规范性与严谨性,借以判断企业是否符合AEO认证的要求,是否能够给与对应通关便利化措施以及一系列对应的优惠。

在业务繁忙模式下,企业现在要如何去实施AEO认证呢?

我们认为时间是有的,关键是要通过团队的时间管理和高效的项目管理方法,快速推进项目落地。

我们的建议是,通过目标管理的方法,设定目标时间节点,什么时候提交认证申请,以此为节点,倒推各项关键工作的完成时间。

每周对标项目的完成时间,校对团队的工作完成情况,时间都是可以调配出来的,只要善于利用团队的项目时间,就可以发挥很大的作用。我们常常会给企业一个观念,申请AEO认证最大的投入是人力成本的投入,而不是其他,所以企业在最初一开始就要确定好方向,拿不准的要抓紧时间研究,找准方向,最怕一群人走错方向,这样的成本货代物流企业耗费不起。

确定公司的培训体系的优化时间节点;

确定公司的内审体系的优化时间节点;

确定公司的硬件软件优化的时间节点;

确定公司的修正的制度的受控时间节点;

确定最后一次内部审计的时间节点;

确定公司的各项人员素质提升的时间节点。

以关键核心节点去倒推,每一项工作都扎实做,通过完成这些工作,企业的管理水平一定可以上一个新的台阶。

四、搭建适合公司业务流程匹配的信息化系统

如果要申请高级认证,信息化系统是必不可少的,其实对于货运物流企业来说,这些年的信息化建设取得了长足进步。为了能够提升业务效率,提升企业的管理水平,不少货代物流企业都配备了对应的信息化系统,但信息化系统是否能够满足海关AEO认证的监管要求必须核查。能否实现对于单证、物流、财务的追溯和检索,是企业能够成功申请AEO认证的关键。企业应该有信息化的意识,立足未来,搭建满足海关监管需要,同事匹配自身业务发展需要的信息系统,目前有不少企业过于迷信品牌,匆匆忙忙上信息化系统,结果和自身的业务匹配度不高,影响了未来的业务发展。

信息化关系到企业的经营效率,一定要慎之又慎,不能操之过急。当然,如果只申请一般认证,这一块可以忽略。

五、组建与企业业务匹配的内审团队,对于公司的业务实施全面内部审计

企业能否申请AEO认证成功,内审是关键,没有强有力推进的内审团队,AEO认证各项标准无法落实。我们建议企业从风控的角度出发,组建企业的高效内审团队,从我们的业务模式出发,不管是货代业务、贸易业务还是报关业务,立足进出口风险点,设计内审checklist, 并对AEO认证标准进行全面过滤,扎实推进内审实施,对于内审发现的各项问题,实施有效整改,只有整改有效,才能够满足PDCA循环,让能控制企业的风险。

目前不少货代物流企业在实施AEO认证的时候,内审流于形式,没有起到太大的作用,这样会给企业埋下不少隐患。

还有一些货代物流企业,两眼一抹黑,不知道从何抓起,我们的建议是从业务出发,从业务模块出发,回到业务中,对于不同业务模块中涉及到进出口可能的问题点进行分析和展开,落实问题点,找到审计方向,然后逐项突破,高效审计,并形成有价值的内审报告。

六、AEO认证是一次员工素质提升之旅,裂变来源于高标准严要求

货代物流企业的运营风险来源于员工的疏忽,公司内部对员工素质提升不重视,部门协同之间出现重大纰漏等问题。如果没有高素质的员工,AEO认证是一句空话。所以企业必须有非常严密的培训体系,培训不能流于形式,有专人负责培训,培训考核扎实,培训档案齐全,AEO认证说到底就是一次员工素质提升之旅,只有高标准严眼球,才可能产生裂变。

AEO认证不是一个部门的事情,不是高管的事情,也不仅仅是公司管理层的事情,很多培训都是涉及到全员范围的,比如供应链安全的培训,应该落实到全体员工,全员提升供应链的异常快速反馈,对于可能威胁到供应链安全所有问题点都能够及时处置非常熟悉。也只有这样,企业的贸易安全才有保障。

AEO认证中,货代物流企业的仓储不管是外包还是自营,其对应仓储人员的素质非常关键,他们是否能够理解AEO认证之于企业的价值,是我们AEO认证能够成功的关键。集装箱七点检查法的落实,司机身份检查的确认,货仓安全的保障等等,目前的物流环境下,还是要靠制度和人去落实,落实不到位,贸易安全就是一句空话。香港货代物流业之所以在很长时间内引领行业发展,就是其有一批非常高素质的仓库管理人员和仓库现场作业人员,如果你看过高水平的香港仓库的作业模式,你就会对他们的操作手册,对他们的业务敬业精神,对他们的培训要求由衷钦佩,他们的差错率控制的非常好,极少出现低级失误,货物安全能够得到有效保障。

这次机会轮到了我们国内的货代物流企业,通过AEO认证倒逼自己,让公司来一次裂变,就从对于员工高标准严要求开始,相信半年认证之旅,一定可以让企业脱胎换骨。

七、不跟风,找到企业薄弱点有序推进整改设定好路线图

货代物流企业目前申请AEO认证的热情非常高,但是我们建议企业不要盲目跟风,找准AEO认证的价值点,找准企业的未来发展方向,确定好AEO认证之于企业自身的潜在价值。

货代物流企业通过对于全员的素质提升和培训,硬件优化逐渐补齐短板,一步一步推进。

由于我们国家长期形成的原因,我们的客户不大可能一刀切将所有的非AEO认证企业排除在供应链选择zh外,所以没有必要跟风,认清自己企业的优势与劣势,优势的地方要加强,对于薄弱的地方逐项拆解,先行设定好路线图,一年或者两年内设定好AEO认证的方向,这样才是一个成熟企业应该有的思维方式。

随着中国与以色列AEO认证的互认达成,中国已经在不知不觉中与34个国家达成了AEO高级认证互认协议,未来还可能达成马来西亚、哈萨克斯坦、澳大利亚、金砖国家等达成AEO互认协议,对于中国的进出口企业来说,AEO认证只有早做与晚做的区别,没有不做的选择,所以企业不用着急跟风,只要落实好自己的方向,我们相信企业一定可以申请成功。

在未来两年内,我们可以预判很多企业会在这一块发力,提升企业的形象,提升企业的管理水平,享受“关通天下”优惠。

最近,我们在深圳举办了多期AEO认证顾问培养计划训练营,有兴趣可以和我们联系了解更多信息,欢迎百度#邓彬彬AEO认证训练营#

作者,邓彬彬,DISC国际双证班培训讲师和授权顾问,中国货运代理协会货代资格考试满分获得者,英国皇家物流ILT运营经理级别授权培训老师,多年贸易供应链从业者,曾经带领团队在1年之内帮助集团企业节约近500万的物流成本,开设多个物流、供应链课程受到客户的广泛欢迎,课程被日产中国、松下中国等跨国企业所采购。

2018/09/26|分类:国际贸易知识|标签: |