采购人员的首要任务是买到价廉物美的东西。东西买贵了,会被人批评为凯子。但是有没有想过,有时贪图眼前的利益所损失的可能远超过所获得的。大概许多人都有者方面的经验,挑到一家便宜的修车厂,被狠敲一顿竹杠不说,维修的品质可能也堪忧,售后服务那就更不用说了;挑水果也是一样,50元一斤的与30元一斤的吃起来口感可能就有些差异。
  到正厂维修汽车,虽然零件工资较贵,但顶多是多花一些钱,可是却较有保障;但是换上来路不明的便宜零件,很可能连正常的功能都无法达到,最后还是得重新更换。当然也不是价格贵的就一定好,最好是“俗又大碗”,但最怕的是买到又贵有不好的东西,这时货比三家就有其必要性。试想,天下那有白吃的午餐,采购人员不得不特别谨慎。
  在需求所在地采购的情况下,采购实际的支付价格为供应商的出厂价格加上内路运费。可是,在跨国性采购的情况下就变得比较复杂,在比价的时候,采购人员有时会被便宜的单价数字所蒙骗,殊不知价格只是其中之一,尚有许多隐性成本在内,如果采购在比价时只选择最低单价的供应商,在总成本上则得不到什么好处。因此,除了单价本身以外,必须注意以下几项会影响总采购成本的因素。

  一、报价的计价币值与汇率(Currency and Exchange Rate)
  一般供应商的报价多半以美元为计价基础,因为美元是强势货币。面对汇率的波动,要求以较弱势的货币为基础的计价方式,对买方是比较有利的。此外,供应商也可与买方订定相互承担汇兑风险(Exchange Risk)的合约,例如,汇率变动幅度在正负百分之三以内时,双方自行吸收汇差损失。

  二、国贸条规(INCOTERMS)
  国际商会对其所订定的国际贸易条件的解释不仅是将这些贸易条件作为价格条件,表示价格的构成,并且将买卖双方的义务、货物风险的转移界限以及供应商应向买方提出何种文件等,都予以详细的条例规定,采购人员不能不加以注意。
  常用的贸易条件为Ex-Work、FOB、FAS或CIF等,在不同条件下,买卖双方所负担的责任风险是不同的。FOB条件下,买方的责任是直到货物装上船为止。因此,卖方必须负担装船的风险,但买方则需负责船运、海险等费用。在CIF条件下,卖方除了必须负担装船的风险,还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此,相同货物的交易以CIF条件的报价自然较以FOB条件的报价高。
  近来由于供应商管理库存VMI(Vendor Managed Inventories)的作法渐渐被使用,相对应的贸易条件为DDP(Delivered Duty Paid,输入国税讫交货)或DDU(Delivered Duty Unpaid,输入国税前交货)至指定目的地。在DDU条件下,卖方必须支付有关货物的一切费用,直到其交货为止,而DDP则卖方还应多负担输入通关费用以及输入税捐两项费用,此时买方已将多数风险转移至卖方身上。在此建议采购人员在任何情况下,可以要求供应商提供Ex-Work为基础的报价,如此便可以对货品的出厂成本、运输成本及关税等作个别的比较。

  三、进口关税(Import Tax)
  进口关税为一个固定费用,无法讨价还价,自不同国家进口产品,其进口关税的减免也有不同。以尼龙束带(Cable Tie)产品在法国为例,自台湾进口此项产品必须缴交百分之七的进口税,但是自中国大陆进口则可免除此一项目的关税。因此,依产品别的不同,生产出口所在地也是值得注意的。采购人员可以选择从贸易最惠国(Most Favored Nation, MFN)进行采购,因为进口关税通常非常的低,甚至如前例般没有,对总成本的影响相对就很低了。

  四、付款条件(Payment Terms)
  信用证(Letter of Credit, L/C)在国际贸易中使用的非常普遍,如果买卖双方彼此不熟悉,通常在初次交易,可以信用证作为支付的工具,一方面买方可以确定卖方履行交货的时期,另一方面,供应商也可以获得较大的付款保证。但以长期采购的观点,信用证不是非常理想的工具,何况开证费用有时也并不便宜。
  当正常交易一段时间后,买方应可要求以电汇(T/T)的方式。至于是30天还是60天或更长,则依交涉的结果有所不同。如果一次订购金额庞大,不同付款期限下利息的损失部分也需加以考量。有些供应商虽然无法放宽付款期限,却有数量折扣(Quantity Discount)或现金折扣(Cash Discount)的优惠,采购人员可以多加探询比较。

  五、运输费(Transportation)
  如果卖方不是以CIF报价,运输费用当然由买方来负担,无论海运或空运,寻求一个信用良好、价格合理的货运承揽业者(Freight Forwarder)是非常的重要。如货物需要上栈板,货柜内的空间利用率也要加以详细计算。若是货品不多,也可考虑供货的方式,以降低出货成本。

  六、行政管理费(Administration)
  国际采购需要有专人来处理订单及出货事宜,如非常态性采购可透过贸易公司或中介商为之,但常态性采购却无法长久如此,因为还牵涉到佣金的支付,成本较高。另外,从事国际采购的人员尚须具备一般国际贸易常识及基本英语沟通能力。许多外商公司在亚洲都设有国际采购办事处(IPO)的单位,可就进从事一些采购连系工作、出货检验及供应商开发,并兼具情报收集的任务,只要总采购金额够大,是有其优点。

  七、商务出差费用(Business Travel)
  跨国性的供应商开发多半以跨功能小组(Cross-Functional Team)方式进行,成员包括采购、工程、品管、市场行销等人员,其中国际商务差旅以及国际邮电往返的费用都是在当地采购所没有发生的。

  八、交货前置时间长(Long Lead-time)
  国际采购的交货前置时间(Lead-time)一般都较当地采购为长,以从亚洲货运至欧洲为例,海运需要花上将近一个月,再加上生产排程所需的时间,订单很可能在两三个月之前就要准备下给供应商。如果再遇到供应链上的成员供货无法顺利衔接时,交货时间就要拉的更长了。空运虽然可节省时间,但相对成本也较高。

  九、额外的库存成本(Extra Inventory)
  库存的成本不仅是发生在工厂的库房内,由于国际采购交货前置时间很长,存在于运输线上的货物便成为正常库存以外的额外库存,此类库存称之为管线库存(Pipeline Inventory)或是运输途中库存(Transportation Inventory)。运送所需时间愈长,金额数量愈高时,管线库存的成本就愈高。此外,因为订购时间长,如采购没有事先预备一些缓冲库存以应付不确定需求量的情况,便经常会使用空运方式来应急,势必会造成不必要的成本增加。
  从事国际采购的人员所面临的供应商有诸多不同之处。在报价条件不相同的情形下,如何衡量最有利于买方的条件是很重要的。除了产品品质必须符合要求外,对以上所提及的每一部分都需做一通盘的分析比较,寻求出最佳的平衡点。不能仅凭便宜的单价,而无视于其他成本的存在及其潜在的影响,这样才能真正地将采购总成本达到最佳化