《中国企业法务观察》第四辑将要与广大读者见面了,本辑收录20余篇国内外企业法务领域最具代表性的企业和机构的文章,闪烁着企业法务实践经验与理论智慧,文章全部由企业法务的领导者和资深研究专家撰写。现选登国际金融市场公司治理研究专家克里斯汀·约翰逊 ;天津财经大学校长、南开大学中国公司治理研究院院长李维安的《中国企业合规管理研究报告》文章的部分内容与您分享。作者简介:克里斯汀·约翰逊 国际金融市场公司治理研究专家李维安 天津财经大学校长,南开大学中国公司治理研究院院长为完善企业社会责任、公司治理与合规管理,引入国际规范,提升管理能力,亚洲开发银行委托中国集团促进会牵头组织《完善中国企业社会责任、公司治理与合规管理》的课题研究。本文是报告中关于合规管理的部分摘编,希望能够对中国企业的合规管理有所启发。关键词 合规管理 最佳实践 合规建议必须遵守“反海外腐败法”,并制定有前瞻性的计划
中国在反腐败方面有一些成功的案例,这是正在吸收和采纳合规文化的信号。美国和英国的法律适用于企业在海外的行动,因此国外合作方对于中国母公司或中国合作方的文化和合规框架越来越关注。作为中国传统文化一部分的赠送礼物和互相帮助,都已经被广泛宣传和认知。商业交易,特别是由国有企业主导的行业,往往成败于个人与政府官员的关系程度,这必须改变。
从国外一些案例中,我们可以看到中国企业某些不合规的活动可能带来的违法风险,甚至会导致严惩。2012年8月,美国证券交易委员会分别控告辉瑞和惠氏在包括中国在内的近10个国家违反FCPA的相关规定,特别指明与中国有关的指控有:向国有医院和属于公职人员的医疗卫生工作者提供国际旅行、公款接待以及馈赠礼品(包括现金),开处方时选用辉瑞产品,向病人推荐惠氏的产品,或者利用其影响力使得辉瑞和惠氏在市场上不公平地获得某些优势。为此,辉瑞公司同意支付1500万美元罚金以了结司法部对于其违反FCPA的调查,辉瑞和惠氏更同意退回因以上行为获得的总额超过4500万美元的收益。而对其品牌价值产生的负面影响,被认为则远远大于这些罚款和惩罚。
麦斯威尔技术公司被指控从2002年7月到2009年5月向其中国销售代理商支付超过250万美元,代理商利用此款贿赂国有企业官员,以便为麦斯威尔获得合同。2011年1月,麦斯威尔和司法部达成了一个暂缓起诉协议,同意在两年内分三次支付800万美元罚金。麦斯威尔技术公司通过并同意退回600万美元的收益包括利息来与证券交易委员会了结此事。而对品牌价值产生的负面影响,也被认为是远大于该罚款和惩罚。
合规文化必须由上而下经过长时间的精心培育
来自美国或欧洲的海外合作方的一个自然的趋势就是“出口”他们的合规规则,并期待其被不折不扣的遵守。即使是在拥有优秀的合规记录的美国公司,合规的成功在很大程度上也是由于价值、企业文化和个人判断共同作用的结果,而不是对机械运用合规手册里面的规定。公司合规文化是建立在多年来对于文化的理解和业务实践的积累之上的。
进一步地讲,如果要制订能够涵盖所有潜在问题的合规手册,是相当困难而且肯定不符合成本效益。即使长达数百页的政策和流程也会存在许多疏漏。所以不能仅仅依靠书面文件,一个更好的方法是创建能够合理涵盖那些书面指引规定的合规程序,为集体分析形势以确定是否存在合规问题以及解决这些问题提供一个常设的重要机制。这需要大量的时间,而且没有捷径可走。
建立对外投资咨询团队,并长期发挥作用
并购和合资能获得成功的一个关键因素是建立能否在第一线工作的咨询团队,在交易完成后,不能解散团队,而应继续听取进行整合的建议。在美国,出于实际成本的考虑,在交易完成后解散咨询团队,聘请外部顾问提供咨询服务。对于国际业务整合而言,这不是最好的策略,因为很少有问题和解决方案会仅仅落在一个狭窄的咨询范围以内。核心团队应进行经常性会面,至少每季度会面一次,以评估是否在按计划完成商业目标,并讨论市场变化或其他的改变,而该改变可能会影响到项目成功。
如果详细的尽职调查在启动一个项目或决定投资前就已完成,那么在合规方面的灾难性风险就会比较低,比如,适当的控制机制已经被建立在运营文件当中,合规监督计划已经持续性地发挥作用并且由适当的本地顾问人员负责管理。然而,市场毕竟无法预测,如合作方或资产消失的风险,破坏性的政府干预,以及导致投资血本无归或重大声誉损失的极端事件让人防不胜防。
在合规计划的其他要素里,危机管理也要求对当地现实情况有足够的敏感,但是这一点可能对于中国高管来说不是特别值得注意。由于在美国法律体系下有不同类型的救助禁令,有快速解决的明确受害方权利的系统,以及权利执行合理预期的有效结合,当极端事件发生的时候,人们更倾向于对违约方立即采取果断行动。然而,在中国,没有一个发达的临时禁令制度,在合同诉讼和执行过程中存在着诸多的不确定性,过于激进的诉讼策略可能会导致价值的进一步损失。
在合规领域,制定和沟通正确的“来自管理层的声音”
2012年美国司法部和证券交易委员会指出,一个公司具有健康的合规文化标准是:(一)组织是否明确鼓励合法合规的道德行为;(二)管理层是否能够真正地认同要符合道德伦理要求,从而创造一个适当的企业文化;(三)管理层是否通过制定实施并遵守适当的行为规范来支持公司的企业文化。公司董事会不应容忍高层管理者不符合伦理道德的行为,无论是与FCPA 法案还是与其他法律或者规定相关。中国公司董事会应该非常了解高级管理层在合规方面的努力,要经常讨论公司的价值观和道德观;讨论、引导并授权中层管理者来解决道德困境;向各级管理层明确指出伦理绩效应该像财务绩效那样被密切关注。
对合规或不合规行为要进行适当的奖励和惩处
创建一个适当的企业文化,管理层必须对违规行为采取适当的措施。同样,对于遵守合规要求和遵循道德标准的员工应给予奖励。总之,为了很好地执行合规规则要求,要同时运用“胡萝卜”和“大棒”。
公司应该创造良好行为与薪酬之间的紧密联系。遵守公司的政策和道德规范至少应该作为员工绩效评估的一个因素。公司应该通过奖励,鼓励员工报告不道德的行为,特别是现在,美国多特-弗兰克法案里面有了新的“告密者”条款,鼓励员工向政府报告公司的合规问题。
采用系统性方法评估合规制定执行的有效性
如果你不能衡量它,你就不能管理它。有效性的定期评估是确保合规制度完整和成功的关键。因此,司法部的指南指出,应采取合理的步骤,定期评价组织的合规道德制度有效性。企业合规评价机制可以采取多种形式,包括监测、审计、自我评估、独立评估和其他制度,定期评估,了解组织正在发生什么。一个组织的评估工作,应与风险评估及业务范围相联系。
董事会要了解一些与合规制度有效性相关的指标,而不仅仅限于对于合规活动的计量。这些可以计量的指标是:颁布或修订政策的数量;通过FCPA预审程序已经被获准接受或者拒绝往来的第三方机构的的数量;来自管理层的合规信息,如针对合规问题召开的员工会议或大会的数量;审计建议的执行跟踪;纪检工作的统计;员工投诉和提出的合规问题;与合规相关的培训数量。
要随时做好应对可能出现的合规问题的准备
即使有最好的合规制度和最好的管理团队,公司仍然可能发现自己正在接受政府调查甚至刑事调查。合规问题是那种“可预见的意外”。在知悉调查即将展开或正在进行时,管理者应该做的第一件事是请教有经验的律师,公司的法律顾问应该提前选择好合格的律师以代表公司利益。
如果一位经理个人受到怀疑或正在以某种方式接受审查,那么,该经理应该雇用其个人顾问,在与个人律师讨论此事之前尽量避免与公司律师讨论此事。公司律师的客户是公司,而不是任何个别管理者、董事或雇员。作为公司,可以选择放弃律师客户特权从而向检察官或其他第三方披露公司律师与公司员工或董事之间的沟通和通讯信息。重点是指导员工不要说谎。在被怀疑时,应该调用反自我归罪特权。对政府调查人员说谎是妨碍司法公正,在美国最高可判处二十年徒刑。证明一个人撒谎往往比证明他的行为是否犯罪更加容易。
了解和应对海外合作方在保护知识产权方面的策略
许多外国公司与国有企业合作,最大的担心之一是知识产权被盗用。外国公司认为中国国有企业和民营企业知识产权意识淡薄。要了解和应对外国公司在保护知识产权方面的一些策略。
技术转让和研发。因为担心知识产权被盗用,外国公司往往限制核心技术对中国的转让。外国公司预计,中国国有企业在与合作方谈判时将要求技术转让。政府的政策也往往鼓励海外对中国公司的技术转让。海外公司意识到作为执行国家政策的工具,国有企业会更加倾向于要求知识产权向中国转让。
针对中国的技术,许多外国公司正在为中国开发新产品,或把中国作为给其他新兴市场服务的技术孵化器。如果一个公司开发的知识产权满足中国的需求,公司可能会在中国申请知识产权保护。这种做法可以帮助外国公司有能力向其潜在的国有企业合作方提供具体的东西。国有企业作为合作方往往愿意发展针对中国的技术,外国公司也意识到中国企业,包括国有企业,比自己更了解中国市场的需求。
责任制。外国合作方应该鼓励中国国有企业合作方对保护知识产权负起责任。外国公司需要不断传播知识产权保护符合每个人的最佳利益。中国关于保护知识产权方面的宣传也有助于向外国公司展示中国理解和重视知识产权保护。
透明的管理制度和预防冲突的措施。外国公司和外国政府开始可能会认为,中国国有企业的管理缺乏专业的商业管理技能,尤其是国有企业的领导是由政府任命的。通过展示其透明的管理系统和寻求减少文化和运营的冲突,国有企业将得益于与海外合作方建立起更强的,更加互信的关系。
信息共享。许多中国国有企业的信息披露常常少于外国合作方的期望,这反映出他们的国家所有性质和对于接受国际商务规范的准备不足。外国合作方在信息共享上不应该想当然,而是应准备好去寻问。
尽职调查。外国公司将需要在持续的基础上进行尽职调查,而不是只在准备建立合作伙伴关系的初始才这么做。尽职调查将帮助公司了解国有企业对合作伙伴关系的看法,帮助辨别存在分歧的领域,并防止潜在的冲突。
长期战略。外国公司会寻求在最初的合作协议里整合自己的长期战略,以便使双方能够理解并接受自己的方向和目标。国有企业可能对合作伙伴的目标有不同的意见。这些事项应在约定的开始达成一致,并在合作过程中定期讨论,以便使双方都避免涉及文化、价值观、经营和管理的冲突。