美国商务部下属的工业安全局(Bureau of Industry and Security, BIS)为了帮助企业规避出口管制合规风险,就如何建设、改进公司的贸易管制合规管理体系提出了八个关键要素作为参考。

但同时,BIS也指出,并不存在“包治百病”(one for all)的合规体系样板,企业需要根据自身规模、出口或转出口商品或服务的数量、类型、最终用途和最终用户所在地,有机地把下列八大要素融入进合规体系之中。BIS也提醒了,倘若公司出口的商品或服务受到其他执法机构的管辖(比如美国财政部下设的海外资产控制办公室,OFAC),公司的出口合规体系也需要把相关合规要求融入进去。

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第一个、也是最重要的出口管制合规要素是管理层合规承诺(Management Commitment)。没有公司管理层支持的合规系统犹如逆水行舟,很难有效管控风险。管理层承诺的实现方式很多。比如,从公司合规文化建设角度来看,公司管理层可以要求所有雇员阅读管理层合规决议书并且在上面签字以支持合规团队的工作。但更重要的是,管理层应当为合规团队提供充足的资源,包括充分的财务预算、人员编制和人力资源以及足够的权力和权限。另外,公司管理层还需要支持对员工的合规培训,并且确保员工积极参与、认真学习了向相关培训内容——毕竟合规需要与公司的日常运作紧密嵌合。

风险评估是第二个重要的合规要素。其目标是找出需要管控的风险以及设置可以减少合规漏洞的防御体系。出口管制合规风险主要来自三个方面,分别是出口的货物/服务种类、公司的运营方式以及公司的交易对方。公司应当对自己的产品和服务有一个全面的了解,特别是能够通过产品/服务的信息找出相对应的出口管制分类号码(ECCN,如果有的话)。这一步对于识别出口管制风险而言至关重要,因为通过这一步公司可以了解相关产品的出口规则和限制。相关出口公司还需要详尽了解其出口程序和过程,而且其工作人员需要接受相关的培训以减少风险。同时,了解你的客户(NYC, Know Your Client)也相当重要。公司需要对照BIS的一系列清单(例如实体清单,Entity List)或使用BIS综合搜索引擎(Consolidated Engine)对其客户进行审查。根据行业内的最佳实践,公司还应当向其客户要求填写一份最终用途承诺/申明,这样可以更好地帮助管控公司合规风险。

第三个要素是出口许可。这个要素要求公司确定相关政府机构的管辖权、货物分类、申请许可的条件、以及建立客户审查程序/制度。

第四个要素为记录或者叫文档留存。BIS关于记录和文档留存的要求可以于《出口管理条例》的第762部分找到。根据要求,公司必须保留最近5年的出口相关交易记录。记录和留档的内容包括了交易日期、再/转出口信息、改变航线、或者终止交易的情况与细节。除了BIS之外,其他的政府机构也可能会有记录要求,所以公司应该建立完善的记录和文档留存制度。

第五个要素为培训。相关培训应该的目标应该是,向接受培训的工作人员澄清他们的岗位职责,在此基础之上让他们明白自己的合规责任。比如销售部门可能需要注意哪些国家需要申请出口许可;运输部门可能需要注意出口审查的要求。

审计是第六个要素。出口合规体系中的审计环节旨在找出合规体系漏洞、合规风险以及组织合规政策与实际实施中不一致的地方。需要特别注意的是,根据BIS建议和行业最佳实践,如果有足够资源的话,公司最好聘请独立第三方来进行合规审计。

第七项要素为及时处理违反出口管制合规的行为以及开展相应补救工作。公司需要确保工作人员具备必要的信息、资源和指示来对违规情况作出回应。比如,员工应当了解,在发现潜在违法或违规行为时应该联系哪个部门。及早的发现违法违规行为和迅速的止损措施可以使损失最小化。除此以外,为了对应对可能出现的最坏情况,公司还应当考虑,在何种情况下应该考虑向执法机构自我披露/报告,并在必要情况下配合执法部门的工作。《出口管理条例》的第764部分载有详细的自我披露/报告相关内容。

第八项要素要求公司建立并及时更新自己的出口合规手册。相关的合规手册需要体现与出口业务相关各部门合规人员的意见和要求。